Электронный документооборот в учётной политике

Электронный документооборот (ЭДО) сокращает издержки и совершенствует бизнес-процессы, повышая эффективность бизнеса. Сегодня этот факт не вызывает сомнений, поэтому вопрос внедрения ЭДО перешёл в практическую плоскость: как использовать его с наибольшей отдачей, соблюдая при этом требования действующего законодательства. Рассмотрим особенности решения этой задачи применительно к бухгалтерскому учёту и учётной политике организации.

Надо отметить, что для бухгалтерии работа с электронными документами гораздо удобнее, чем с бумажными:

упрощается и ускоряется поиск нужных документов;
обмен документами с контрагентами по электронным каналам связи происходит в разы быстрее, чем почтой или курьером;
практически исключается потеря документов и связанные с этим проблемы.

К преимуществам электронного документооборота следует добавить сокращение расходов на бумагу и канцелярские принадлежности, а также высвобождение офисных площадей, которые обычно занимают шкафы с делами.

С точки зрения ведения бизнеса выигрыш от использования ЭДО также ощутимый: согласование договоров, обмен счетами, актами и прочими документами происходит быстрее, а значит, товары и услуги быстрее доходят до потребителя и приносят прибыль.

Внедрение полнофункционального электронного документооборота подразумевает:

приобретение, установку и настройку специализированного программного обеспечения и его интеграцию с уже имеющимися программами, например, с бухгалтерскими;
оформление квалифицированных электронных подписей для всех сотрудников, подписывающих документы;
согласование с контрагентами способа обмена электронными документами и подписание соответствующих соглашений (если документы предполагается отправлять через систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО), согласований не требуется);
обучение сотрудников компании работе с электронными документами, разъяснение специфики электронного делопроизводства;
внесение изменений во внутренние регламенты и инструкции, в том числе в учётную политику.

Руководитель организации должен издать Приказ о внедрении ЭДО, в котором устанавливается дата вступления в силу новых регламентов работы с документацией и назначаются ответственные за переход на ЭДО лица.

Этим же приказом вводится в действие Положение об ЭДО, которое необходимо подготовить и согласовать со всеми подразделениями организации заблаговременно. В числе прочего в положении должен быть раздел, касающийся информационной безопасности.

Нормы, регулирующие бухгалтерскую деятельность, перечислены в ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». В частности, учётная политика регулируется Положением по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008).

В учётной политике фиксируют:

список документов, которые будут составляться в электронном виде, например, счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД;
порядок обмена электронными документами — через МЭДО или по иным каналам (важно учесть, что счета-фактуры по существующим нормам могут передаваться только посредством МЭДО);
способ предоставления документов по запросу контролирующих и налоговых органов;
список сотрудников, имеющих право подписи;
способ хранения электронных документов и сроки хранения.

Также в учётной политике отражают изменения, которые произошли в требованиях законодательства за последнее время.

В 2020 году утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности, согласно которой к 2024 году 95% счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных будут оформляться и предаваться в электронной форме. Это значит, что повсеместное внедрение электронного документооборота является одной из задач государства. Целесообразно не откладывать переход на ЭДО, а использовать его преимущества уже сегодня.