СРО «Ассоциация проектировщиков Кузбасса» начала работу с электронным архивом «ЭТЛАС» в формате облачного сервиса
Саморегулируемая организация «Ассоциация проектировщиков Кузбасса» (г. Кемерово) приступила к использованию системы электронного архива «ЭТЛАС» в формате SaaS. На основании контракта организации предоставлен облачный доступ к системе и выполнено её внедрение специалистами «Этлас-Софт» дистанционно. Организации открыто пять персональных рабочих мест с доступом к архиву через браузер в режиме 24/7.
Профессиональное сообщество проектировщиков Кузбасса
СРО «Ассоциация проектировщиков Кузбасса» — саморегулируемая организация, объединяющая проектные компании и индивидуальных предпринимателей Кемеровской области, получившая статус СРО в 2010 году. В реестре организации состоит около 80 членов — юридические лица и ИП, осуществляющие подготовку проектной документации объектов капитального строительства. В числе участников — не только проектировщики Кузбасса, но и организации из других регионов России.
СРО осуществляет контрольные, надзорные и методические функции в отношении своих членов: ведёт реестр, аккумулирует и управляет компенсационными фондами, рассматривает обращения и жалобы, организует повышение квалификации специалистов. Документооборот организации включает обращения ее членов, решения органов управления, договорную документацию и внутренние регламенты — массив, требующий надёжного хранения и быстрого поиска.
Облачная модель: без серверов и сисадмина
Принципиальная особенность этого проекта — выбор формата SaaS (Software as a Service). В отличие от классической поставки, при которой программное обеспечение устанавливается на собственные серверы заказчика, в данном случае система электронного архива «ЭТЛАС» развёрнута на инфраструктуре «Этлас-Софт» и доступна через интернет по защищённому адресу.
Для организации это означает:
- не нужно приобретать и обслуживать собственный сервер;
- резервное копирование базы данных и документов обеспечивает исполнитель;
- доступность системы гарантирована на уровне 24/7 с минимальными технологическими перерывами;
- функциональные обновления системы устанавливаются автоматически, без участия сотрудников организации;
- работа возможна из любого места — достаточно браузера и доступа в интернет.
Такой формат особенно удобен для небольших организаций с компактным штатом, для которых содержание собственной IT-инфраструктуры избыточно.
Настройка под задачи организации
Параллельно с предоставлением облачного доступа специалисты «Этлас-Софт» выполнили стандартное дистанционное внедрение: провели удалённое обследование существующего архива через консультации и опросные анкеты, зарегистрировали пользователей и группы, выстроили структуру хранения документов с разграничением прав доступа.
В системе настроены карточки для различных типов документов с атрибутами, отчётные формы, а также правила автоматической нумерации, именования и структурирования. Дополнительно реализована настройка автоматического добавления документов — механизм, при котором новые документы могут поступать в архив по заданному алгоритму без ручного ввода данных оператором.
Поддержка и сопровождение
В рамках договора SaaS «Этлас-Софт» обеспечивает полное техническое сопровождение: консультации по работе с системой по телефону и электронной почте, оперативную реакцию на обращения в течение 48 часов, информирование об обновлениях, а также предоставление изменений к эксплуатационной документации. Договор рассчитан на год с возможностью автоматической пролонгации.
Практическая ценность для СРО
Электронный архив «ЭТЛАС» позволит «Ассоциации проектировщиков Кузбасса» систематизировать документы о членах организации, решения органов управления, переписку и внутренние регламенты в единой цифровой среде. Поиск по реквизитам и содержимому документов заменит работу с бумажными папками, а облачный формат исключит риски потери данных при возможных технических сбоях на стороне организации.