Электронный документооборот в муниципалитете: меньше ошибок, выше эффективность работы
Финансовый отдел Администрации Ленинского муниципального района Волгоградской области использует в работе систему электронного документооборота «Этлас» версии 6.6.
Работа государственных и муниципальных учреждений строго регламентирована. Документы сопровождают каждый этап рассмотрения проблемы, выработки, согласования и принятия решения. При этом для каждого вида документов существует свой порядок оформления. Ошибки здесь могут привести к тому, что документ на очередном этапе работы с ним вернут на доработку — это потеря времени, затягивание сроков рассмотрения, задержки в решении задачи.
Системы электронного документооборота в подобных случаях не только сводят ошибки к минимуму, но и ускоряют прохождение документа по пути «подготовка решения — согласование и утверждение — исполнение — передача в архив».
Выбор программного обеспечения СЭД для внедрения в работу Администрации Ленинского муниципального района Волгоградской области был сделан в пользу отечественной разработки — системы электронного документооборота «Этлас» версии 6.6.
Установку и настройку программного обеспечения СЭД провели специалисты разработчика программного обеспечения — компании «Этлас».
Установка СЭД включала в себя:
- удалённое обследование существующего документооборота аппарата администрации — для этого сотрудникам учреждения было предложено заполнить опросные анкеты, сведения из которых уточнялись в ходе консультаций;
- инсталляцию программного обеспечения СЭД;
- регистрацию в системе учётных записей пользователей;
- построение в системе структуры архива с распределенными правами доступа для разных пользователей и групп пользователей;
- формирование карточек различных типов документов;
- настройку правил автоматического наименования, нумерации и размещения документов;
- разработку и внедрение нескольких указанных заказчиком бизнес-процессов.
После установки и настройки программного обеспечения специалисты технической поддержки «Этлас» провели инструктаж администраторов системы, ответили на их вопросы и дали рекомендации по дальнейшей работе.
Впечатления сотрудников финансового отдела Администрации Ленинского муниципального района Волгоградской о системе электронного документооборота «Этлас» были самыми положительными. Они отметили простой интерфейс программы, высоко оценили её возможности по автоматизации делопроизводства и выразили надежду, что переход от ручной обработки электронных документов к автоматизированным операциям в СЭД «Этлас» позволит освободить сотрудников финотдела от рутины, снизить количество ошибок и повысить эффективность работы всего аппарата Администрации.