ООО «Желдорсервис» установило электронный архив «ЭТЛАС» для оптимизации документооборота
ООО «Желдорсервис», один из ключевых игроков в области железнодорожного сервиса и логистики, внедрило в свою деятельность систему электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.0. Первоначально была закуплена комплектация «Стандарт» (январь 2024), а уже в феврале компания завершила переход на расширенную версию архива — «ЭТЛАС» версии 7.0 в комплектации «Про». Переход на новую систему помог компании упростить и ускорить обработку документации, обеспечив при этом высокую степень безопасности и надежности хранения данных.
Обоснованность выбора: преимущества и соответствие потребностям
Для «Желдорсервис» было важно выбрать программное обеспечение, отвечающее ряду требований: независимость от зарубежных поставщиков, совместимость с существующими системами, гибкость в настройке, а также обеспечение конфиденциальности и безопасности. Электронный архив «ЭТЛАС» полностью соответствовал этим критериям, что позволило компании оптимизировать процессы документооборота, снизив зависимость от бумажных документов.
Комплектация «Стандарт» обеспечила базовую функциональность, достаточную для самостоятельного внедрения и первоначального тестирования системы. Однако через месяц компания решила перейти на комплектацию «Про», что позволило значительно расширить возможности архива. Расширенные функции «Про» включают интеграцию с электронно-цифровой подписью, удобное распределение прав доступа, расширенные опции для хранения и поиска документов.
Преимущества перехода на «ЭТЛАС» версии 7.0 комплектации «Про»
Расширение до версии «Про» позволила «Желдорсервис» реализовать целый ряд новых возможностей:
- Обширные возможности по хранению данных : система поддерживает практически все распространенные форматы документов и позволяет интегрировать как сканы бумажных документов, так и электронные файлы в единую базу данных.
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП) : наличие этой функции стало важным аспектом для компании, так как оно позволяет не только подтвердить подлинность документов, но и ускорить процесс их согласования.
- Настройка прав доступа и разделение ответственности : это дает возможность назначать ответственных сотрудников и ограничивать доступ, повышая уровень безопасности конфиденциальных данных.
- Гибкость и масштабируемость : в комплектации «Про» предусмотрены дополнительные модули и возможности для адаптации под уникальные потребности клиента, что позволяет эффективно решать задачи документооборота даже в масштабных компаниях.
В процессе внедрения специалисты «Желдорсервис» самостоятельно настроили систему, адаптировав её под внутренние потребности. Это стало возможным благодаря интуитивно понятному интерфейсу «ЭТЛАС», поддержке со стороны разработчиков и наличии в поставке полного набора инструментов по настройке системы. При этом компания не прибегала к внешней помощи, что позволило снизить расходы на запуск проекта и обеспечить быстрый переход на новый уровень документооборота.
Безопасность и поддержка — приоритеты «ЭТЛАС»
Система «ЭТЛАС» предоставляет высокую степень безопасности и конфиденциальности. Электронный архив защищен от несанкционированного доступа, а встроенные механизмы безопасности исключают риски потери данных. В рамках поддержки системы разработчики «ЭТЛАС» проводят регулярные обновления и оперативно реагируют на запросы клиентов, обеспечивая актуальность и функциональность системы.
ООО «Желдорсервис» уже отметило значительное улучшение в работе с документацией, что позволяет компании сосредоточиться на основных задачах и улучшить обслуживание клиентов. В будущем планируется дальнейшая модернизация системы и использование дополнительных возможностей, которые предоставляет «ЭТЛАС» для эффективного ведения документации.