Администрация Бирского района начала формирование электронного архива документов

В связи с активной деятельностью и большим потоком документации перед главой Администрации Бирского района Республики Башкортостан возникла необходимость создания единого электронного архива документов.

Ознакомившись с рядом систем электронных архивов, руководство остановило свой выбор на системе ЭТЛАС, которая является одним из лидеров в этом сегменте IT рынка. В ходе проработки данного вопроса был сформирован ряд требований к внедряемой системе:

Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
Гибкий и быстрый поиск документов, с возможность настраивания параметров поиска.
Система должна быть полностью отечественной разработкой и входить в реестр российского программного обеспечения.
Наличие потокового ввода документов со сканера.
Защита системы от различного вида сетевых атак.
Наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.
Наличие всех необходимых инструментов для внедрения системы силами специалистов администрации.

После установки системы специалисты администрации своими силами провели настройку системы, а именно:

Завели в систему пользователей.
Сформировали группы пользователей.
Сформировали структуру хранения документов в системе.
Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей.
Сформировали справочники.
Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.
Настроили согласованные процессы обработки документов.
Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы очень сильно упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы.
Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.

В результате внедрения электронного архива помимо решения поставленных задач Администрация получила ряд дополнительных инструментов, которые значительно упростили, повысили надежность и эффективность работы с документами администрации, за счет:

создания единой информационной среды;
возможности параллельной коллективной работы с документами разных групп пользователей;
быстрой регистрации входящей и исходящей документации;
централизованного, прозрачного и структурированного хранения электронных документов;
быстрого поиска как по атрибутам, так и по содержимому документа.