Все новости

Архивное дело в компании «Ферреро Руссия»

ЗАО «Ферреро Руссия» использует для работы со складом бухгалтерских документов электронный архив «Этлас». Такое решение позволило кардинально снизить расходы на содержание архива, при этом работать с документами стало удобнее.

Компания «Ферреро Руссия» — один из крупнейших в Российской Федерации производителей кондитерских изделий. Как и у любой фабрики, у компании много контрагентов — поставщиков сырья и упаковки и покупателей готовой продукции. Ежедневно фабрика сталкивается с большим объёмом бухгалтерской и финансовой документации.

По нормам действующего законодательства, для договоров, счетов, актов выполненных работ и тому подобных документов установлен срок хранения 5 лет, при этом многие бухгалтерские документы должны оформляться только на бумаге. Это значит, что для их хранения в течение установленного срока необходим специально оборудованный склад.

Недостатки бумажных документов давно и хорошо известны. В числе самых значительных: необходимость тратить значительное время на поиск нужного документа, риск потери или появления дубликатов, расходы на пересылку. 

Электронные архивы устраняют многие проблемы и позволяют в большинстве случаев работать с бумажным архивом почти так же удобно, как и с электронным:

  • опись бумажного архива составляется в электронном виде — на поиск нужного документа уходит несколько секунд;
  • в электронной карточке документа указывается его место на складе бумажных оригиналов — на поиск нужного дела и документа требуется минимум времени;
  • при необходимости можно использовать электронную копию бумажного оригинала, которую заверяют электронной цифровой подписью;
  • программное обеспечение электронного архива может иметь инструменты для быстрого автоматического ввода данных в электронную базу, в том числе осуществлять потоковое сканирование бумажных оригиналов;
  • доступ к электронному архиву может осуществляться дистанционно через интернет.

Чтобы использовать эти и другие преимущества современных информационных технологий, руководство фабрики «Ферреро Руссия» решило оптимизировать работу с бухгалтерскими документами. Для этого выбрали ПО отечественной разработки — электронный архив «Этлас» версии 6.6, дополненный модулем «Веб-доступ». 

После развёртывания и настройки программы работа с бухгалтерской документацией в «Ферреро Руссия» упростилась: теперь оригиналы хранятся на складе компании «Делис Архив», а доступ к ним осуществляется удалённо через электронный архив «Этлас». Такое решение помогает соблюдать все требования действующего законодательства и эффективно использовать преимущества электронного документооборота.