ООО «ТИС-Строй» внедрило электронный архив «ЭТЛАС»
ООО «ТИС-Строй» завершило внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС». Установка и настройка системы были выполнены силами IT-специалистов предприятия, что позволило оперативно приступить к работе с архивом и адаптировать систему под специфику внутренних процессов.
«ТИС-Строй» — строительная компания, занимающаяся проектированием, возведением промышленных и гражданских объектов, а также комплексным управлением строительными проектами. В деятельности предприятия задействованы многочисленные контракты, проектная документация, исполнительные схемы, сметы и акты выполненных работ. Все эти материалы требуют системного учета, надежного хранения и быстрого поиска, особенно при одновременном ведении нескольких проектов.
Выбор системы и цели внедрения
Перед компанией стояла задача централизовать хранение документов и обеспечить к ним быстрый доступ. Руководство искало решение, которое позволит:
- создать структурированный архив для всех видов документов;
- автоматизировать процесс их регистрации и распределения по разделам;
- организовать долгосрочное надежное хранение с резервным копированием;
- сократить время, необходимое на поиск документации;
- обеспечить контроль версий и историю изменений;
- связать электронные копии документов с местами хранения оригиналов.
Система электронного архива «ЭТЛАС» в комплектации «Стандарт» полностью соответствует этим требованиям. Ее внедрение стало важным этапом цифровизации бизнес-процессов компании.
Состав внедренной комплектации
В состав установленной системы вошли:
- Электронный архив документов для централизованного хранения и управления;
- Подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест для упрощения поддержки;
- Подсистема поточного сканирования , ускоряющая перевод бумажных архивов в цифровой вид;
- Подсистема шаблонов и карточек документов , автоматическая нумерация и регистрация произвольных объектов;
- Номенклатура для систематизации фондов хранения;
- История объектов с фиксацией всех операций пользователей;
- Подсистема уведомлений о событиях, влияющих на ход работы с документами;
- Подсистема автоматического размещения документов ;
- Пользовательская персональная лицензия на 5 рабочих мест.
Такое решение охватывает ключевые процессы документооборота и создает основу для дальнейшего развития ИТ-инфраструктуры предприятия.
Полученные результаты
После ввода системы в эксплуатацию сотрудники компании получили:
- упорядоченную электронную базу с централизованным доступом;
- возможность разовой загрузки документов в архив на основе реестров;
- гибкий механизм поиска по реквизитам и ключевым словам;
- инструмент для отслеживания версий и истории работы с документами;
- защиту данных и резервное копирование, что важно для безопасного и долгосрочного хранения;
- автоматизированный учет поступления и выбытия документов в соответствии с отраслевыми стандартами.
Эти возможности позволили оптимизировать процесс документооборота, сократить время на рутинные операции и снизить риск потери важной информации.
Практическая ценность для компании
Сотрудники отмечают, что теперь поиск документа занимает считанные секунды, а регистрация новых материалов происходит быстрее благодаря автоматическому присвоению имени и размещению. Система уведомлений помогает оперативно отслеживать события, связанные с движением документов, а история объектов позволяет контролировать работу каждого участника процесса.
Использование «ЭТЛАС» также повышает уровень информационной безопасности: права доступа разграничены, история действий сохраняется, что делает процессы прозрачными и управляемыми.
Перспективы развития
В дальнейшем ООО «ТИС-Строй» планирует расширить количество подключенных рабочих мест, продолжить перевод бумажных архивов в электронный вид и интегрировать систему с другими корпоративными ИТ-решениями.