Все новости

Использование электронного архива в компании «ГОСТ.ЛАБ»

Компания «ГОСТ.ЛАБ» подключило дополнительные возможности системы электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.0, получив доступ к новому функционалу.

«ГОСТ.ЛАБ» — это лаборатория восстановления данных, которая считается одной из крупнейших в России. Компания имеет представительства в 80 регионах РФ, ведет активную деятельность и периодически расширяет список предоставляемых услуг. Работа ведется как с простыми дисками и флешками, так и с носителями, которые являются доказательствами в рамках судебных разбирательств. Выполняются экспертизы разного уровня сложности.

Компания работает с большим объемом документации, что требует принятия мер по оптимизации выполняемых процессов и автоматизации их осуществления. Для достижения поставленных задач в ноябре 2023 года компания «ГОСТ.ЛАБ» внедрила систему электронного архива «ЭТЛАС». Использование системы позволило компании значительно ускорить работу с документацией. В рамках дальнейшей оптимизации и перехода на электронный документооборот было принято решение о расширении существующих возможностей и подключение дополнительного функционала. Процедура была выполнена в марте 2024 года.

Возможности электронного архива «ЭТЛАС»

Электронный архив «ЭТЛАС» предоставляет клиентам доступ ко всем основным возможностям, необходимым для работы с электронной документацией. Он позволяет:

  • хранить документы в электронном виде, освободив площади, которые занимал бумажный архив;
  • работать с файлами практически всех форматов;
  • хранить электронные версии и сканы бумажных документов с указанием мест хранения оригиналов;
  • быстро находить необходимую информацию;
  • получать доступ к архиву из любого места мира;
  • Использовать как обычную ЭЦП так и квалифицированную электронную подпись;
  • создавать картотеки объектов любого вида;
  • разграничить доступ и обеспечить защиту информации.

Расширение стандартного функционала позволило компании «ГОСТ.ЛАБ» получить доступ к дополнительным возможностям. В частности, был установлен модуль «Сжатие передаваемых данных». Он позволил значительно ускорить процесс передачи информации, снизив риск возникновения задержек и позволив продолжать работу при низкой скорости интернета. Модуль сокращает трафик между клиентом и сервисом системы. В результате ускоряется получение информации даже на медленных каналах передачи данных.

Дополнительно произведена настройка модуля «Контрагенты». Он выполняет функцию CRM-системы и позволяет:

  • проводить работу с базой контрагентов, а также осуществлять хранение их атрибутов;
  • отслеживать историю взаимодействий, которые осуществлялись с партнерами и иными лицами;
  • устанавливать связи между документами и определенным контрагентом, что позволяет быстро находить информацию, связанную с конкретным лицом.

В два раза был расширен перечень сотрудников, которые получили доступ к работе в системе. 

Компания «ГОСТ.ЛАБ» ожидает, что расширение функционала даст положительный  эффект, как и переход на использование архива, выполненный ранее. Планируется, что возрастет скорость работы, сократится время на обмен данными с контрагентами и подразделениями компании. В результате возрастет общая эффективность работы. Появление возможности отслеживать связи между лицом и документацией позволит не тратить время на поиск информации, что также положительно скажется на эффективности функционирования компании.

Другие новости