ООО «ГАММА МЬЮЗИК» приступило к работе с системой электронного архива «ЭТЛАС»

ООО «ГАММА МЬЮЗИК» — один из ведущих российских правообладателей в сфере музыкального контента — внедрил систему электронного архива «ЭТЛАС», разработанную компанией «Этлас-Софт». Архив был установлен, настроен и введён в эксплуатацию без привлечения внешних интеграторов: настройка и адаптация системы были выполнены силами самой компании-заказчика.

ООО «ГАММА МЬЮЗИК» занимается обеспечением правовой защиты, хранения и распространения интеллектуальной собственности в области аудиовизуального контента. Компания активно взаимодействует с крупнейшими цифровыми площадками, телеком-операторами и правозащитными структурами. Такой масштаб деятельности требует высокой скорости обработки документов, точной внутренней организации и полной прозрачности документооборота.

Причины выбора системы «ЭТЛАС»

При выборе решения для организации внутреннего электронного архива перед заказчиком стояла задача:

отказаться от хранения и обработки бумажной документации;
навести порядок в существующем цифровом архиве;
обеспечить централизованный доступ сотрудников к актуальной информации;
исключить человеческий фактор при размещении и оформлении документов;
снизить зависимость от зарубежного ПО;
организовать безопасную и отказоустойчивую среду хранения данных;
обеспечить возможность гибкой настройки шаблонов и номенклатур.

Система электронного архива «ЭТЛАС» полностью соответствует этим требованиям. Простота установки, гибкость настройки, высокий уровень автоматизации и ориентация на задачи российского рынка сделали выбор очевидным.

Комплектация поставки

В рамках проекта была установлена полноценная система электронного архива «ЭТЛАС», включающая следующие подсистемы и модули:

электронный архив документов — основа системы, обеспечивающая хранение, поиск и структурирование данных.
подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест — позволяет поддерживать актуальность программного обеспечения на всех рабочих станциях без участия IT-персонала.
подсистема поточного сканирования документов — обеспечивает оперативную оцифровку бумажных носителей.
подсистема настройки шаблонов документов — ускоряет процессы ввода данных и оформления документации.
подсистема редактирования карточки документа — позволяет гибко управлять метаданными и реквизитами.
подсистема автоматической нумерации документов — исключает дублирование и упрощает учёт.
номенклатура дел — формирует единую систему классификации.
история объектов — обеспечивает полную прослеживаемость изменений и действий пользователей.
подсистема уведомлений о событиях — позволяет сотрудникам своевременно реагировать на изменения в документах.
подсистема автоматического размещения документов — исключает ошибки при сохранении и перемещении файлов.

Дополнительно внедрён модуль «Автоматизация Плюс» , включающий:

автоименование — система сама присваивает файлам наглядные и уникальные имена.
авторазмещение — документы автоматически попадают в нужные разделы архива.
автоструктурирование — архив организуется без участия оператора, по заданным правилам.

Для данного модуля администратор системы самостоятельно настраивает правила формирования имен, структуры папок и места размещения документов.

Самостоятельное внедрение

Особенностью проекта стало то, что внедрение, настройка и адаптация системы были выполнены исключительно внутренними силами ООО «ГАММА МЬЮЗИК». Это стало возможным благодаря наличию полного спектра инструментов настройки, поставляемого вместе с системой. Сотрудники компании в кратчайшие сроки освоили основные принципы работы с архивом и запустили его в эксплуатацию без привлечения внешней технической поддержки.

Результаты внедрения

После перехода на электронный архив «ЭТЛАС» компания получила:

удобный и быстрый доступ к документам;
снижение времени на ввод, согласование и поиск документации;
полную прозрачность внутренних процессов;
автоматизированное структурирование и размещение файлов;
повышение общей безопасности и отказоустойчивости хранения данных;
возможность масштабирования и расширения системы при необходимости.

Безопасность и актуальность

Электронный архив «ЭТЛАС» позволяет хранить как цифровую, так и оцифрованную бумажную документацию, а также обеспечивает работу с файлами всех популярных форматов. Система поддерживает использование электронной цифровой подписи, разграничение прав доступа и интеграцию с другими информационными системами.

Компания «Этлас-Софт» регулярно обновляет программное обеспечение с учетом требований клиентов и изменений в нормативной базе. Это гарантирует ООО «ГАММА МЬЮЗИК» стабильную работу и высокую степень защищенности информации.

Перспективы развития

ООО «ГАММА МЬЮЗИК» планирует расширять возможности электронного архива, внедряя новые модули и функциональные блоки «ЭТЛАС». Система станет единым центром управления всей внутренней документацией компании, позволяя масштабировать процессы и повышать эффективность при росте объёмов работы.