ПАО «Колымаэнерго» организовало работу в электронном архиве Этлас
ПАО «Колымаэнерго» — крупнейший на Крайнем Севере производитель энергии. На его долю приходится 95% вырабатываемой в регионе электрической энергии.
В настоящее время ПАО «Колымаэнерго» является базовым энергетическим предприятием Центрального энергоузла Магаданской энергосистемы, которое обеспечивает централизованное энергоснабжение ее южной, центральной и западной частей, а также части восточного Оймяконского района республики Якутия-Саха.
Основной целью внедрения системы электронного архива, поставленной руководством компании, была самостоятельная организация хранения и быстрого доступа ко всем документам компании. С точки зрения функциональности к системе предъявлялись следующие требования:
- Простота в настройке и использовании системы, без лишнего функционала
- Возможность доступа к архиву с любого устройства (ПК, ноутбук, планшет, мобильный телефон) не находящегося в локальной сети из любой точки мира
- Возможность совместной разработки документов с отслеживанием всеми участниками вносимых изменений
- Быстрая регистрация как электронных документов, так и их отсканированных копий
- Возможность гибко задавать различные связи между документами
- Возможность автоматического распознавания текстовых скан-копий документов, с целью дальнейшего контекстного поиска
- Отсутствие ограничений на количество хранимых документов в архиве
- Быстрый поиск, с возможностью его настройки под требования пользователя
- Наличие возможности простого группового импорта в систему уже существующих документов и их отсканированных копий
В течение недели специалисты «Колымаэнерго» самостоятельно:
- Проанализировали существующую структуру документов компании, нашли слабые места и сформировали новую структуру
- Зарегистрировали в системе пользователей и группы пользователей
- Распределили права доступа пользователей и групп пользователей к различным частям архива
- Сформировали набор карточек документов для всех регистрируемых типов документов
- Заполнили все нужные справочники
- Сформировали ряд правил автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения регистрируемых в архиве документов
- В генераторе отчетов построили необходимые отчеты
Решение задачи самостоятельного внедрения системы стало возможным за счет наличия в системе инструментов настройки различных подсистем, таких как:
- Редактор карточек документов. Предоставляет возможность настроить карточки для любых типов документов. Модуль позволяет полностью сформировать необходимые карточки под требования заказчика.
- Подсистема управления пользователями и структурой архива, с помощью которой администратор системы заводит учетные записи пользователей, групп пользователей и задает права доступа к секторам архива для них.
- Генератор отчетов, позволяющий легко и наглядно сформировать отчет практически любой сложности по любым наборам параметров документов.
- Механизм быстрого импорта существующих документов в систему.
В результате внедрения системы электронного архива Этлас было сформировано единое информационное пространство компании, которое позволило сотрудникам различных отделов, с любого рабочего места, получать доступ к информации, которая относится к выполнению его должностных обязанностей. Также, что очень важно, позволило руководству повысить надежность и эффективность деятельности компании за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.