Электронный архив «Этлас» в НПО «Дом Фармации»

НПО «Дом Фармации» входит в группу научно-исследовательских институтов, которая занимается проведением доклинических исследований фармацевтических препаратов, специализированных продуктов питания, биологически активных соединений, косметической продукции для отечественных и зарубежных компаний с соблюдением требований российского и международного законодательства.
Работа компании связана с постоянной обработкой большого количества документов, доступ к которым необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи как электронной копии, так и оригинала самого документа.
В процессе выбора подходящей системы электронного архива специалисты объединения сформулировали необходимый перечень требований:

поддержка системой работы со сдаточными описями и прием документов по ним
управление хранилищем оригиналов документов с резервированием и учетом мест хранения коробок;
формирование и учет коробок — как контейнеров для хранения дел и документов;
обработка и учет запросов на выдачу документов;
наличие потокового ввода документов со сканера;
защита программного комплекса от различного вида сетевых атак;
наличие автоматизированных механизмов резервного копирования как базы данных, так и базы документов.

Одним из критериев выбора системы было наличие инструментов, которые позволяют настроить и внедрить систему силами специалистов заказчика, с возможностью получения консультаций у специалистов «Этлас-Софт».
В ходе настройки и внедрения системы был выполнен полный цикл работ:

созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам;
настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов;
настроены карточки документов и справочники;
сформирована и занесена в систему структура склада хранения оригиналов документов;
настроена форма запроса на выдачу оригинала;
настроено автоматическое взаимодействие архивного дела и электронного архива при размещении/выдаче дел;
настроена работа со сдаточными описями.

Также был установлен дополнительный сервер контроля над функционированием системы, который:

отслеживает состояние дискового пространства на серверах и сетевых хранилищах;
отслеживает текущее состояние серверов системы «Этлас»;
осуществляет резервное копирование документов и базы данных, в соответствии с настроенным расписанием;
производит верификацию целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.

Все вышеописанные операции сервер контроля выполняет при уведомлении администратора системы, отправляя различные сообщения и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.
В результате внедрения системы НПО «Дом Фармации» полностью автоматизировало работу с хранением и выдачей оригиналов документов, обеспечило надежное хранение и в разы ускорил доступ сотрудников к необходимой информации.