Администрация г. Колпино автоматизирует документооборот на базе СЭД ЭТЛАС

Компания Этлас-Софт победила в открытом конкурсе на разработку и внедрение системы электронного документооборота в местной администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга города Колпино.

Администрацией города Колпино был выдвинут широкий спектр требований к системе электронного документооборота. Система должна была содержать следующий функционал:

• полную автоматизацию работы с входящей, исходящей и внутренней документацией;
• методы автоматического структурирования, размещения, именования и нумерации объектов (карточек документов и карточек произвольных объектов);
• поддержку полной интеграции с сертифицированными ФСБ средствами криптозащиты, для обеспечения возможности подписания документов электронной цифровой подписью по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001;
• полноценный электронный архив документов, позволяющий хранить все документы организации в структурированном виде с использованием папок в качестве основного элемента структурирования;
• мощный и удобный инструмент поиска документов по любым его атрибутам.
• поддержку ведения внутренней базы штрихкодов для обеспечения возможности идентификации объектов системы, поддерживать работу с HID-сканерами линейных штрихкодов, поддерживать присвоение штрихкодов объектам системы и позволять осуществлять быстрый поиск объекта в системе по его штрихкоду;
• поддержку дублирования всех уведомлений средствами SMS и электронной почты;
• механизм группового импорта и экспорта документов, а также импорта и экспорта папок документов с сохранением их структуры. Данная возможность очень важна для быстрого заведения и регистрации уже существующих документов;
• работу с шаблонами документов.

Один из основных вопросов, который должна решать внедряемая система это быстрое создание и настройка ряда бизнес-процессов администрации, таких как:

• согласование заявок на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд;
• cогласование заявки с созданием договора;
• согласование распоряжений/постановлений;
• процесс обработки входящей и исходящей документации.

Планируется, что процесс настройки и внедрения системы в администрации Колпино продлится до конца 2012 года.