Обновление электронного архива «ЭТЛАС» в Управлении капитального строительства Свердловской области
ГКУ СО «УКС Свердловской области» обновило электронный архив «ЭТЛАС» и перешло на использование последней версии системы 7.0.
Управление капитальным строительством Свердловской области ведет деятельность в области архитектуры, инженерных изысканий, предоставляет консультации в рассматриваемых областях. В частности, ведется комплексный контроль за строительством и реконструкцией капитальных объектов, следит за соблюдением сроков, предоставляет исходные данные для разработки проектной документации, выполняет ее утверждение, следит за соблюдением норм организационно-правового порядка строительства, сметных нормативов, технических стандартов.
В связи с необходимостью автоматизации учета хранения оригиналов документов, потребностью привязки электронной версии к оригиналу, упрощения процесса выдачи и возврата ГКУ СО «УКС Свердловской области» обновило электронный архив «ЭТЛАС» и перешло на последнюю версию 7.0. Новая версия вобрала в себя все преимущества более ранней версии системы, были устранены выявленные недостатки и расширились функциональные возможности. Реализация проекта по внедрению новой версии системы позволила:
- ускорить процесс поиска документов – использован гибкий поисковый механизм, позволяющий быстро обрабатывать запрос и предоставлять результаты;
- автоматизировать и грамотно вести учет хранения оригиналов документов;
- повысить эффективность ведения архивного дела в организации;
- сформировать надежное хранилище информации и обеспечить максимальную защиту сведений;
- уменьшить финансовые и временные затраты на поиск необходимых документов – для реализации поставленной задачи создана упорядоченная и структурированная база данных, а также сформирован и обеспечен централизованный доступ к ней;
- создать надежное хранилище, которое ориентировано на длительное хранение сведений и их использование;
- обеспечить выполнение резервного копирования данных для предотвращения их потери в связи с возникновением сбоев и ошибок.
Сотрудники ГКУ СО «УКС Свердловской области» уже успели оценить все преимущества новой версии системы. Представители казенного учреждения отмечают удобный интерфейс системы. Они сумели без труда адаптироваться к совершению операций с применением обновленной программы.
Присутствует удаленный доступ через интернет. Он позволяет работать с архивом вне зависимости от местонахождения сотрудника. Дополнительно руководитель может разграничить доступ к системе, защитив информацию от хищения и несанкционированного использования.
Новая версия системы соответствует всем стандартам, действующим на программное обеспечение, применяемое в казенных учреждениях. В результате удалось привести ведение электронного архива в соответствие с установленными нормами.
Решение о переходе на новую версию «ЭТЛАС» позволило повысить скорость совершения операций с документацией, упростить поиск файлов и последующую работу с ними. В результате удалось сократить временные затраты на выполнение таких процедур и добиться общего роста эффективности работы сотрудников ГКУ СО «УКС Свердловской области», использующих электронный архив.