Сформирован электронный архив документов в компании «Реватор»
За 10 лет существования компании «Реватор», которая задает стандарты качества обслуживания клиентов в сфере поставок запасных частей для лифтов и эскалаторов, сотрудники столкнулись с необходимостью перевода всей внутренней, проектно-технической и первичной бухгалтерской документации (договора, счета, акты и т.д).
После изучения представленных на рынке демо-версий систем электронного архива, специалисты IT отдела остановили свой выбор на системе «Этлас», так как она обладает основными преимуществами — это простота развертывания и настройки системы силами собственных специалистов, надежность системы, а также входящие в базовую поставку гибкие инструменты по ее адаптации под возникающие задачи. Также важными факторами при выборе системы являлись такие аспекты как:
- Наличие быстрого и настраиваемого поиска документов как по его параметрам, так и по его содержимому.
- Наличие возможности автоматического распознавания текста, добавляемых в систему документов в виде изображений.
- Наличие группового ввода документов с потокового сканера.
В ходе внедрения системы на предприятии специалистами IT отдела:
- Была сформирована структура архива
- Зарегистрированы пользователи и сформированы из них группы с разделением прав доступа к архиву по функциональным возможностям.
- Настроены карточки для всех типов хранимых документов компании
- Сформированы справочники атрибутов документов.
- Сформирован реестр клиентских договоров и контрагентов с историей взаимоотношений.
- Импортировали в систему уже существующие в компании электронные документы.
- Настроили правила автоматического именования и размещения документов при регистрации их в системе.
Специалисты «Этлас-Софт» со своей стороны настроили механизм запрета экспорта документов из системы для определенных групп пользователей.
В результате перевода документов в электронный вид и формирования из них полнофункционального электронного архива компания «Реватор» обеспечила надежное хранение документов на долгие годы и значительно упростила и ускорила доступ сотрудников к документам компании.