Компания Этлас-софт разработала новую подсистему «Архивное Дело»

Подсистема «Архивное Дело» предназначена для полной автоматизации процесса систематизации и хранения архива бумажных документов.

Назначение:

1. Создание и учет договоров хранения документов

2. Создание сдаточных описей и прием документов по ним

3. Формирование дел из документов

4. Формирование и учет коробок — как контейнеров для хранения дел и документов

5. Генерация внешних архивных документов: сдаточных описей, актов приема-передачи, актов выдачи материалов, актов удаления материалов и т.д.

6. Генерация внутренних архивных документов: покоробочников, описей коробок, карт сбора материалов, книг учета поступления и выбытия документов и т.д.

7. Управление складом. Резервирование и учет мест хранения коробок.

8. Обработка запросов на выдачу документов

9. Учет сроков хранения документов и автоматизация процесса выделения их к уничтожению.

Подсистема предусматривает возможность описания складского помещения и привязки электронных образов документов, дел и коробок к их реальному месту хранения. Подсистема предлагает интерфейсы для ввода и регистрации договоров обслуживания клиентов архива, сдаточных описей, запросов на выдачу, а также других сопроводительных документов. Среди множества функций подсистемы предусмотрены возможности по автоматическому созданию внутренних и внешних документов, используемых при ведении архивного дела. Также, для реализации быстрой идентификации и навигации по складу, в подсистему интегрированы возможности по работе со штрихкодами. Для оптимизации работы склада подсистема позволяет получать статистические отчеты по текущему состоянию архива и интенсивности его использования.