«Петербургская Недвижимость» начала работу в электронном архиве Этлас
В конце 2017 года компания «Петербургская Недвижимость» начала процесс формирования электронного архива договоров по риэлтерским и ипотечным сделкам. «Петербургская Недвижимость» — ведущий брокер строящейся недвижимости и лидер по продажам квартир и объемам ипотечных сделок. Вместе с девелопером Setl City компания входит в холдинг Setl Group — одно из крупнейших инвестиционно-строительных объединений России.
В связи с большим количеством проводимых сделок с недвижимостью в течение 24-х лет, с каждым годом все актуальнее становился вопрос о формировании электронного архива документов. В результате IT специалисты провели анализ рынка систем электронных архивом документов и остановили свой выбор на решении ЭТЛАС.
Основными факторами при принятии решения были:
- Простота и удобство использования системы, так как в ней должны работать люди с разной компьютерной грамотностью
- Возможность установки и настройки системы силами собственных специалистов
- Легкая масштабируемость
- Формирование произвольной структуры архива
- Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
- Возможность формирования полного пакета документов по сделке и привязка его к клиенту.
- Встроенная подсистема учета клиентов и контрагентов (CRM)
В ходе реализации проекта по установке и настройке системы специалисты «Петербургской Недвижимости» сформировали структуру архива сделок, а именно:
- Завели в систему контрагентов и клиентов
- Сформировали перечень требуемых справочников
- Настроили карточки для всех типов документов, начиная от паспорта клиента и заканчивая договором купли-продажи
- Настроили систему прав доступа к системе для сотрудников компании
- Сконфигурировали форму поиска под свою тематику
- Настроили шаблоны документов
На текущий день сотрудники могут как формировать пакет документов в системе, так и добавлять документы из сторонних систем и сетевых хранилищ. В дальнейшем планируется формирование архива документов за предыдущие годы.
В результате внедрения системы электронного архива документов все сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам из любого места, с любого устройства и в любое время, тем самым значительно упростив свою работу.