Виды электронных документов
Системы электронного документооборота способны работать с различными видами электронных документов. Однако в некоторых случаях существующие нормативы ограничивают их формат.
Документ — материальный носитель с информацией, снабжённый реквизитами, которые позволяют его идентифицировать. Разделение документов на бумажные и электронные — это, фактически, разделение по виду носителя. Для восприятия электронного документа (ЭД) необходимо использовать электронно-вычислительные средства, информацию с бумажного документа человек может считать непосредственно.
Следует различать электронный документ и документ в электронном виде. ЭД изначально создаётся в электронной форме. Документ в электронном виде — это образ бумажного документа, например, его скан или фотография.
Как правило, для изображений бумажных документов можно использовать любой вид электронной цифровой подписи, в то время как для юридически значимого ЭД почти всегда требуется усиленная квалифицированная ЭЦП, без которой применение электронного документа любого вида возможно только внутри организации.
Требования к документам в электронном виде
Документы в электронном виде должны отвечать:
- общим требованиям к оформлению и содержанию, которые идентичны требованиям к аналогичным бумажным документам;
- требованиям, которые делают документ юридически значимым, к ним относятся, в частности, требования, касающиеся электронной подписи;
- индивидуальные требования, перечисленные в инструкциях по работе с конкретным видом документов.
Форматы файлов электронных документов
Электронные документы любого вида записываются на носители и передаются по цифровым каналам связи в виде блоков информации — файлов, которые, в свою очередь, могут иметь различный формат.
Для файлов ЭД чаще всего используют текстовые форматы — PDF, RTF, DOC и другие. Их преимущество в том, что текстовые документы довольно легко можно изменять и редактировать, что удобно при работе над документом и согласовании его содержания. Текстовые форматы файлов используют для договоров, инструкций, распоряжений и других видов электронных документов.
Графические форматы, такие как JPG или BMP предназначены для цифровой записи изображений, их используют для создания электронных образов документов — фотографий и сканов. Графические форматы широко применяют для хранения нераспознанных архивных документов, для чертежей, эскизов и т.п.
В большинстве случаев выбор формата электронных документов диктуется удобством работы с ними. Однако существуют документы, формат которых чётко прописан в законодательстве. Такие документы называются формализованными и к ним относятся счёт-фактура, накладная и акт выполненных работ.
Формализованные документы должны соответствовать требованиям ФНС, в соответствии с которыми для электронных подлинников следует использовать формат XML, а для отсканированных копий — JPG, TIFF, PDF или PNG. То есть для передачи отчётности в налоговые органы следует использовать электронные документы только в формате XML.
Заключение
В электронном документообороте могут использоваться различные виды электронных документов. В большинстве случаев требования к ним точно такие же, как и к аналогичным документам на бумажном носителе.
Выбор формата файла электронного документа, как правило, остаётся на усмотрение пользователя. При необходимости он может использовать даже форматы собственной разработки. Если же речь идёт о формализованных документах, то их форматы утверждены ФНС.