Особенности электронных архивов
Задачи любого архива — обеспечить сохранность документов и их вторичное использование. Бумажные и электронные архивы решают эти задачи по-разному. Рассмотрим более подробно особенности электронных архивов.
Проблемы, возникающие при хранении электронных документов
В случае бумажных архивов проблема сохранности документов сводится к обеспечению сохранности физических носителей — бумаги, чернил, типографской краски и т.п. Для этого в помещении архива поддерживают определённую температуру и влажность воздуха. Особо ценные документы, как правило, из архива не выносят, а работают с ними здесь же. Как вариант с документов снимают копии и вне архива работают с ними.
Электронный документ представляет собой информацию в цифровом виде, записанную на тот или иной носитель, при этом человек не воспринимает эту информацию непосредственно — только после воспроизведения на экране компьютера или в виде распечатки. Отсюда можно сформулировать требования, предъявляемые к электронному архиву:
- обеспечить сохранность носителей информации;
- гарантировать неизменность самой информации;
- поддерживать возможность считывания информации и её воспроизведения.
В качестве цифровых носителей в разное время использовались магнитные ленты, дискеты, лазерные диски. Сейчас для хранения данных применяют в основном жёсткие диски и твердотельные накопители.
Как показала практика, такие носители позволяют более или менее надёжно сохранять информацию в течение 10–15 лет. Для документов временного хранения, которые должны находиться в архиве не более 10 лет, этого срока достаточно. Острее стоит вопрос для документов длительного и постоянного хранения, поскольку любой физический носитель стареет, и записанная на нём информация теряется.
Ещё одна проблема длительного хранения связана с тем, что программное обеспечение, с помощью которого создаются и читаются электронные документы, тоже довольно быстро устаревает — средний срок жизни компьютерной программы всего 5–7 лет. Может возникнуть ситуация, когда формат цифрового файла окажется полностью вышедшим из употребления.
Решить две этих проблемы можно, если регулярно перезаписывать электронные документы на новые носители с одновременной миграцией на новейшие форматы файлов.
Иногда миграция может оказаться невозможной или сопряжённой с искажением первичной информации или её структуры. Типичный пример — проектная документация со сложной структурой данных, созданная с помощью автоматизированных систем. В этом случае проблему можно решить с помощью эмуляторов соответствующих программ. При передаче документов в архив все эти особенности хранения электронных документов необходимо учитывать — в архиве должны быть все необходимые программы и инструменты для воспроизведения любых видов файлов, находящихся в архиве.
Ещё одна задача, возникающая при хранении электронных документов — защита баз данных от компьютерных вирусов и хакерских атак. Резервное копирование и контроль доступа существенно повышают безопасность архива.
Обеспечение эффективной работы с электронными документами
Как мы помним, документы помещают в архив, чтобы при необходимости к ним обращаться. Для эффективной работы в архиве должен быть справочно-поисковый аппарат, а каждый документ, помещаемый в архив, должен атрибутироваться и заноситься в картотеку.
Электронные архивы предлагают пользователям чрезвычайно эффективные инструменты для нахождения нужного документа и дальнейшей работы с ним, в числе которых:
- поиск нужного документа по атрибутам и различным формальным критериям;
- поиск по содержимому;
- удалённая работа с документами;
- одновременная работа с одним документов неограниченного количества пользователей.
Резюмируя, можно отметить, что организация электронного архива и поддержание его работы связаны с решением ряда технических задач, однако использование электронных архивов сокращает непроизводительные потери времени в любой организации и в конечном счёте повышает эффективность её работы в целом. Вот почему, несмотря на перечисленные выше технические особенности, они становятся всё более востребованными.