Организация хранения документов

Организация архивного дела в России регулируется законом РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г. Его положения едины и обязательны для всех архивов, и это закреплено в Ст. 1.

Приказом Министерства культуры РФ № 526 от 31.03.2015 г. были утверждены правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. В сегодняшней статье раскрываются основные положения этих правил.

Архив организации формируется в результате систематического пополнения его документами и решает две основных задачи — обеспечивает хранение документов и их учёт.

Процедура комплектования архива состоит из трёх этапов:

1. экспертиза ценности документов;
2. оформление дел;
3. передача дел в архив.

В ходе экспертизы на основании соответствующих критериев изучается ценность документов, определяется срок их хранения (постоянно или временно). Составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Экспертизу проводит экспертная комиссия, создаваемая приказом руководителя учреждения. В неё должны входить квалифицированные специалисты, досконально знающие специфику работы компании или организации.

В ходе экспертизы ценности электронных документов дополнительно проверяют:

• подлинность электронного документа и электронной цифровой подписи;
• возможность чтения информации из электронного документа без использования оригинального программного обеспечения;
• возможность проведения технологических миграций.

Одновременно с экспертизой составляется опись дел, передаваемых в архив. При этом составляются отдельные описи для дел по личному составу, дел временного хранения, специфических для данной организации и т.п. Документы на бумажных носителях нумеруются, подшиваются, переплетаются, оформляются обложки дел.

Для электронных документов составляются отдельные описи. В конце описи указывается фактическое количество передаваемых в архив электронных дел и объём данных в мегабайтах. Также при передаче в архив электронные документы проверяют на наличие вредоносных программ.

Одна из главных задач архива — обеспечить сохранность документов. Это обеспечивается соблюдением мер пожарной безопасности, поддержанием в хранилище оптимального температурно-влажностного режима и т.п. 

Организация хранения электронных документов в архиве подразумевает также выполнение специфических требований, в числе которых:

• создание не менее двух копий электронного документа и хранение их на разных физических устройствах;
• обеспечение архива необходимыми техническими и программными средствами работы с электронными документами, включая средства проверки их состояния;
• поддержание возможности доступа к электронным документам, созданным с помощью программ, вышедших из употребления.

Само собой разумеется, что организация архивного дела должна отвечать всем требованиям цифровой безопасности. Важно, чтобы программное обеспечение электронного архива обновлялось синхронно с системой электронного документооборота организации.

Ещё одна задача организации архивного дела — обеспечение возможности эффективной работы с документами, находящимися в нём на хранении. Эту задачу решает научно-справочный аппарат архива. Его состав и форма зависят от специфики документов в архиве и характера решаемых с его помощью задач.

Частью научно-справочного аппарата является историческая справка к фонду. Она содержит сведения по истории его создания, характеристику состава и содержания документов. Если архив не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов, историческая справка необязательна.

Перечисленные в правилах требования к созданию и управлению архивным делом универсальны, однако на практике их применение зависит от особенностей организации, её структуры, масштабов деятельности и других факторов.