Контроль электронного документооборота

Под документооборотом понимают движение документа в организации, начиная с его создания (получения) и заканчивая исполнением и сдачей в архив (отправкой адресату). Для прогнозируемой и результативной работы очень важен контроль документооборота: необходимо знать, какой сотрудник за что отвечает, соблюдаются ли сроки выполнения задачи, получили ли все задействованные в решении задачи лица нужную информацию и т.п.

Контроль документооборота в организации

Налаженный документооборот необходим для эффективного управления любой организацией, будь то завод, магазин или муниципалитет. Без системы контроля документооборота невозможно обеспечить ни финансовый, ни управленческий учёт. Внутренний контроль документооборота включает в себя:

контроль и учёт сроков исполнения документов;
информирование руководства о результатах контроля поручений;
контроль работы каждого сотрудника и повышение его личной ответственности;
выявление исполнительских нарушений и своевременное их исправление;
сбор статистической информации, необходимой для совершенствования документооборота.

Если документы теряются или на поиск нужных требуется много времени, эффективность работы организации падает. Задержки в получении и отправке документов также мешают, особенно если в компании есть удалённые структурные подразделения или филиалы. Для функционирования чёткого и прозрачного документооборота нужны соответствующие технические возможности. Современные системы электронного документооборота (ЭДО) такие возможности контроля предоставляют.

Удобство систем электронного документооборота для контроля

Системы ЭДО изначально предназначены для автоматизации всех основных операций делопроизводства, начиная от создания документа по заранее разработанным шаблонам и заканчивая автоматической передачей исполненного документа в архив.

Электронный документооборот сам по себе быстрее и эффективнее бумажного:

на создание документа затрачивается минимум времени — все стандартные поля заполняются автоматически, регистрация и заполнение карточки документа также автоматизированы;
документ мгновенно рассылается всем задействованным в решении задачи сотрудникам;
с документом могут одновременно работать неограниченное число людей — это сокращает время на согласование и утверждение;
любой нужный документ можно быстро найти по ключевым словам, атрибутам или другим критериям, а также по содержанию;
потеря документа или возникновение дубликатов исключены.

Стандартизация и автоматизация процессов электронного документооборота помогает автоматизировать и контроль исполнения:

в любой момент времени известно местонахождение документа — у какого сотрудника и на какой стадии исполнения он находится;
соблюдению сроков и правильности исполнения документа способствуют настраиваемые уведомления, автоматически рассылаемые конкретным исполнителям и другим заинтересованным сотрудникам;
ведётся история изменений документа, все действия пользователей протоколируются — это повышает исполнительскую дисциплину и снижает вероятность ошибок;
разграничивается и контролируется уровень доступа к документам;
шифрование и резервное копирование базы данных обеспечивают необходимую конфиденциальность и высокий уровень безопасности делопроизводства.

Организация контроля ЭДО не требует дополнительных затрат: программное обеспечение систем электронного документооборота, таких как ЭТЛАС уже имеет необходимые инструменты. Так, в систему заложены маршруты движения документов, которые при необходимости могут редактироваться пользователем. Ещё больше расширяют функционал ПО дополнительные модули. Если у вас есть вопросы о возможностях ЭДО ЭТЛАС, вы можете задать их специалистам «Этлас-софт» по телефону или электронной почте.