Электронный документооборот с налоговой

Подготовка и подача отчётности в ФНС обязательна для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. В соответствии с действующими регламентами отчётность передаётся в электронной форме. Об особенностях электронного документооборота с налоговой инспекцией читайте далее.

Преимущества ЭДО с налоговой инспекцией

Электронный документ представляет собой компьютерный файл, который можно переслать по цифровым коммуникационным каналам. Электронный документооборот позволяет сдавать отчётность дистанционно, экономя время на поездки в офис налоговой и ожидание в очередях.

Поскольку при создании электронных документов широко используются шаблоны и автоматическое заполнение стандартных полей, вероятность ошибки резко снижается — это повышает шансы сдать отчётность без замечаний со стороны инспекторов и проверяющих. В результате ЭДО с налоговой существенно облегчает работу бухгалтерии, снижает нагрузку на её сотрудников, позволяет оптимизировать издержки и, в конечном счёте, способствует повышению эффективности работы всей организации.

Чтобы перейти на ЭДО с налоговыми органами, следует соблюдать несколько важных правил.

Требования к ЭДО с налоговой

В соответствии с действующими регламентами пересылку юридически значимых электронных документов необходимо производить через уполномоченную организацию — оператора ЭДО. При выборе оператора ЭДО необходимо убедиться, что он оказывает услуги по ведению электронного документооборота в сфере b2g.

Оператор производит передачу данных по защищённым каналам связи, сохраняет копии всех документов и гарантирует соблюдение действующего законодательства в процессе документооборота. Немаловажно, что оператор ЭДО следит за актуальностью налоговых форм и оперативно их обновляет.

Все документы необходимо подписывать с помощью квалифицированной усиленной электронной цифровой подписи (ЭЦП) — она придаёт документами юридическую силу. Получить сертификат ЭЦП можно в налоговой инспекции. Он действует в течение 1 года, после чего его необходимо продлевать. Оператор ЭДО проверяет срок действия сертификата — документы, подписанные недействительной ЭЦП к пересылке не принимаются.

Особенности ЭДО с налоговой

Как правило, электронный документооборот с ФНС включает:

регулярные отчёты;
документы, направляемые в ФНС по её требованию;
запросы в налоговые органы со стороны налогоплательщика.

В 2014 году приказом ФНС России № ММВ-7-6/398@ от 31.07.2014 были утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчётов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Приказы ФНС России № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 и № ММВ-7-2/149@ от 15.04.2015 регламентируют порядок работы с требованиями ФНС и налогоплательщика.

Как правило, порядок отправки отчётов следующий:

налогоплательщик подготавливает отчёт или иной документ и подписывает его с помощью ЭЦП;
оператор ЭДО передаёт документ в ФНС и формирует подтверждение отправки, которое передаёт налогоплательщику и в налоговую инспекцию;
в зависимости от результатов первичной проверки документа ФНС после получения отчёта передаёт через оператора ЭДО квитанцию о получении документа или отказ в его приёме;
налоговая инспекция проверяет отчётность и при необходимости просит уточнить информацию или исправить обнаруженные ошибки;
если отчёт составлен налогоплательщиком верно, ФНС извещает его через оператора ЭДО, что данные внесены в базу ФНС.

При пересылке других документов есть свои нюансы: подробный алгоритм документооборота с ФНС можно узнать на сайте выбранного оператора ЭДО.