Электронный документооборот в сфере закупок

Организация электронного документооборота в сфере закупок – эффективное решение для компаний, задействованных в этой процедуре. Оно позволит значительно ускорить работу с документацией, учесть современные требования, предъявляемые к участникам закупок, сократить место, которое необходимо выделить под архив. Однако потребуется современное решение, которое полностью закроет потребности клиента. Рассматриваемым требованиям полностью соответствует софт от ЭТЛАС-СОФТ.

Зачем переходить на ЭДО?

Использование электронного документооборота в закупках стало обязательным. Так, с 1 января 2022 года все заказчики, работающие по 44-ФЗ, обязаны проводить электронную приемку. Для участников малых закупок подобная процедура стала обязательной с 1 апреля 2023 года. В результате компании не могут избежать процедуры. Игнорирование правила чревато возникновением сложностей.

Сами организации также заинтересованы в переходе на ЭДО в закупках. Выполнение процедуры значительно сокращает риск возникновения ошибок. Система оказывает помощь при заполнении документации. Она может автоматически внести данные в некоторые поля, подсказать, какую информацию необходимо разместить. Разобраться в работе с ЭДО довольно просто. Достаточно освоить основные правила подготовки документа, а затем следовать подсказкам системы. Она также минимизирует вероятность использования некорректной информации. Если введено недостаточное или избыточное количество символов, появится соответствующее оповещение.

Дополнительно растет прозрачность процедуры. Ее участники смогут легко отслеживать все документы, которые необходимо готовить в ее рамках, узнавать об изменении их статуса.

Плюсы использования электронного документооборота в сфере закупок

Использование систем электронного документооборота в сфере закупок связано с большим количеством преимуществ:

все данные хранятся в электронном виде – не нужно создавать громоздкий бумажный архив, который отнимет дополнительные площади у компании;
удастся быстро найти нужный документ, сразу получив доступ к необходимым сведениям;
система электронного документооборота в закупках защищает данные пользователей, предотвращая несанкционированный доступ и хищение сведений;
время на подготовку необходимого документа сокращается – часть полей будет заполнено автоматически, а пользователю останется лишь внести данные в недостающие графы;
документацию можно быстро отправить любому количеству адресатов, не готовя отдельную копию для каждого из них;
удается сократить расходы и повысить возможный уровень доходов – электронный документооборот в закупках организации разгрузит лиц, ответственных за подготовку документации, позволив им сосредоточиться на действительно важных задачах;
возможна коллективная работа с документами, разграничение доступа к сведениям;
риск утраты документа минимален – информация хранится на нескольких надежно защищенных серверах и может быть получена, даже если сама система внутри компании выйдет из строя;
удастся сократить время между выполнением контракта и моментом получения денежных средств – добиться такого эффекта удается за счет уменьшения срока, необходимого на подготовку всей требуемой документации;
наладить электронный документооборот в сфере закупок просто – можно организовать функционирование системы даже своими усилиями или пригласить специалистов, которые проведут ее установку.

Все вышеуказанные преимущества способствуют росту эффективности бизнеса в целом.