Электронный документооборот в органах власти

Автоматизация документооборота повышает эффективность деятельности любой организации, независимо от её принадлежности и структуры управления, однако требования к СЭД в частных и государственных структурах различаются.

Бизнес требует от документооборота гибкости, соответствия сложившимся практикам и учёта специфики отрасли, в которой работает организация. Первоочередные требования к документообороту в государственных учреждениях — точное следование требованиям федеральных законов и иных нормативных документов. Рассмотрим особенности электронного документооборота в органах власти более подробно и остановимся на его отличиях. 

Работа с документацией — основное содержание деятельности любого государственного или муниципального учреждения. Следовательно, одна из основных задач СЭД — контроль за движением документа, начиная от первичной регистрации входящего обращения и передачи его исполнителю до совершения необходимого действия, например, подготовки ответа, и его отправки конечному адресату.

При этом необходимо не только получить результат, но и тщательно соблюдать на каждом этапе работы с документом установленные правила и процедуры. Причём для бизнеса на первом месте — результат, а для госструктур — соблюдение норм законодательства и инструкций.

Так, Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает сроки, в течение которых гражданин должен получить ответ на своё обращение, поэтому одной из задач СЭД является контроль этих сроков. 

Для реализации возможности получения услуг в электронном виде из «одного окна», системы документооборота госучреждений должны быть подключены к системе Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). 

Постановление № 325 Минсвязи и массовых коммуникаций РФ «Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в Правила формирования и ведения единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» требует, чтобы СЭД в госучреждениях поддерживали работу с единой системой идентификации и аутентификации или, другими словами, «электронным паспортом» гражданина РФ. 

Кроме того, законодательство требует, чтобы госструктуры применяли в своей работе только программное обеспечение отечественной разработки, включённое в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД. Для документооборота частных компаний таких ограничений не предусмотрено.

Следует также помнить, что документооборот госструктур состоит из типовых документов, в то время как бизнес коммерческих структур может быть связан с использованием любых, в том числе нестандартных файлов и документов — программное обеспечение СЭД для бизнеса должно давать такую возможность.

Таким образом, системы электронного документооборота, используемые в органах власти должны в первую очередь обеспечить соблюдение всех существующих норм и законов. В то время как коммерческие организации заинтересованы прежде всего в повышении эффективности своей деятельности. Современные СЭД предоставляют возможность решить обе эти задачи. Для этого в них встроены инструменты, с помощью которых они могут быть адаптированы для любых задач.