ООО «Проектно-строительная компания 52» успешно внедрила систему электронного документооборота «ЭТЛАС»

ООО «Проектно-строительная компания 52» (ООО «ПСК 52») успешно внедрила систему электронного документооборота «ЭТЛАС», разработанную компанией «Этлас-Софт».

О компании ООО «ПСК 52»

ООО «ПСК 52» специализируется на проектировании гидротехнических сооружений для морского и речного транспорта, а также на проектировании инженерной инфраструктуры и объектов промышленного и гражданского назначения.

Необходимость внедрения системы электронного документооборота

В связи с расширением деятельности и увеличением объема проектной документации, руководство ООО «ПСК 52» столкнулось с необходимостью оптимизации процессов управления документами. Основными задачами были:

• Сокращение времени на поиск и обработку документов.
• Обеспечение надежного хранения и защиты информации.
• Упрощение процессов согласования и утверждения документации.
• Повышение прозрачности и контроля за исполнением задач.

После анализа доступных решений было принято решение о внедрении системы электронного документооборота «ЭТЛАС», которая полностью соответствует требованиям компании.

Процесс внедрения

Внедрение прошло в несколько этапов:

1. Анализ текущих процессов : был проведен детальный анализ существующих процессов документооборота для выявления узких мест и определения требований к системе.
2. Установка и настройка системы : специалисты компании «Этлас-Софт» осуществили установку системы «ЭТЛАС» и ее настройку в соответствии с потребностями ООО «ПСК 52».
3. Обучение персонала : проведено обучение сотрудников компании работе с новой системой, что позволило быстро адаптироваться к новым процессам.
4. Тестирование и запуск : после завершения настройки система была протестирована в реальных условиях, и после успешного тестирования введена в промышленную эксплуатацию.

Результаты внедрения

Внедрение системы электронного документооборота «ЭТЛАС» принесло ООО «ПСК 52» следующие положительные результаты:

• Сокращение времени на обработку документов : автоматизация процессов позволила значительно уменьшить время, затрачиваемое на создание, согласование и утверждение документов.
• Повышение прозрачности процессов : система обеспечивает возможность отслеживания статуса документов и задач в реальном времени, что повышает контроль и ответственность сотрудников.
• Улучшение качества хранения информации : централизованное хранение документов и возможность быстрого поиска обеспечивают надежность и доступность информации.
• Снижение рисков потери данных : благодаря встроенным механизмам резервного копирования и защиты данных, риск утраты важной информации сведен к минимуму.
• Экономия ресурсов : автоматизация рутинных задач позволила высвободить время сотрудников для выполнения более важных и творческих задач, что положительно сказалось на общей производительности компании.

Заключение

Внедрение системы электронного документооборота «ЭТЛАС» в ООО «ПСК 52» стало важным шагом на пути цифровизации и повышения эффективности бизнес-процессов компании. Полученные результаты подтверждают правильность выбора решения и профессионализм команды «Этлас-Софт», обеспечившей качественное внедрение и поддержку системы.