ООО «Международный центр мониторинга» внедрил электронный архив «ЭТЛАС» в формате SaaS

ООО «Международный центр мониторинга» успешно внедрил систему электронного архива «ЭТЛАС» с дополнительным модулем «ВЕБ-ДОСТУП» по модели SaaS. Это решение позволило компании оптимизировать процессы хранения и управления документами, повысить эффективность работы и обеспечить надежную защиту данных.

О компании «Международный центр мониторинга»

ООО «Международный центр мониторинга» — ведущая российская компания, специализирующаяся на аналитике и мониторинге различных процессов. Деятельность организации требует оперативного и надежного хранения большого объема документов, что обусловило необходимость внедрения современной системы электронного архива .

Выбор системы «ЭТЛАС»

При выборе системы электронного архива руководство «Международного центра мониторинга» ориентировалось на несколько ключевых критериев:

Надежность и безопасность хранения данных : важно было обеспечить высокий уровень защиты информации от несанкционированного доступа и потери данных.
Удобство использования : интуитивно понятный интерфейс и простота в освоении для сотрудников.
Гибкость и масштабируемость : возможность адаптации системы под специфические потребности компании и ее дальнейший рост.
Интеграция с существующими ИТ-системами : бесшовное взаимодействие с уже используемыми в компании программными продуктами.

Система «ЭТЛАС» полностью соответствовала всем указанным требованиям, что и предопределило ее выбор.

Преимущества модели SaaS

Решение о внедрении «ЭТЛАС» по модели SaaS (Software as a Service) принесло компании ряд значительных преимуществ:

Снижение затрат на ИТ-инфраструктуру : отсутствие необходимости приобретения и обслуживания собственного серверного оборудования.
Постоянная доступность : доступ к системе обеспечивается круглосуточно из любой точки мира при наличии интернет-соединения.
Автоматические обновления : все обновления и улучшения системы проводятся без участия заказчика, что гарантирует использование актуальной версии продукта.
Высокий уровень безопасности : данные хранятся в защищенном дата-центре, что обеспечивает их сохранность и конфиденциальность.

Функциональные возможности «ЭТЛАС» с модулем «ВЕБ-ДОСТУП»

Внедренная система предоставляет широкий спектр возможностей для оптимизации работы с документами:

Централизованное хранение документов : все файлы хранятся в едином репозитории, что упрощает их поиск и управление.
Разграничение прав доступа : гибкая настройка прав позволяет контролировать, кто и к каким документам имеет доступ.
Поиск по содержимому и атрибутам : интеллектуальный поиск обеспечивает быстрое нахождение необходимой информации.
Учет версий документов : система сохраняет историю изменений, позволяя отслеживать и при необходимости восстанавливать предыдущие версии.
Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП) : обеспечивает юридическую значимость электронных документов и подтверждает их подлинность.

Процесс внедрения и настройка системы

Внедрение системы «ЭТЛАС» было организовано следующим образом:

Аренда сервера в дата-центре : специалисты «Этлас-Софт» выбрали надежный дата-центр для размещения сервера, обеспечивающего работу системы.
Развертывание системы : на арендованном сервере была установлена и настроена система «ЭТЛАС» с учетом специфики работы «Международного центра мониторинга».
Обеспечение доступа 24/7 : сотрудники компании получили круглосуточный доступ к системе через веб-интерфейс, что особенно важно для оперативной работы.
Мониторинг и поддержка : команда «Этлас-Софт» осуществляет постоянный мониторинг работоспособности системы, регулярное резервное копирование данных и оперативно реагирует на обращения пользователей.

Результаты внедрения

После внедрения системы «ЭТЛАС» компания «Международный центр мониторинга» отметила ряд положительных изменений:

Ускорение процессов обработки документов : время на поиск и согласование документов значительно сократилось.
Повышение прозрачности и контроля : руководство получило инструменты для мониторинга состояния документов и контроля исполнения задач.
Снижение рисков потери данных : регулярное резервное копирование и надежная защита данных минимизировали риски утраты информации.
Улучшение взаимодействия между подразделениями : единая система хранения и управления документами способствовала более слаженной работе различных отделов компании.