Министерство государственно-правового развития Омской области строит электронный архив документов на базе архива ЭТЛАС

Специалистами Министерства государственно-правового развития Омской области был установлен и настроен электронный архив документов Этлас.

Министерство является органом исполнительной власти Омской области. Министерство образовано 23 января 2004 года указом Губернатора Омской области № 16 путем слияния Главного государственно-правового управления Омской области, Архивного управления Омской области, Управления записи актов гражданского состояния Омской области.

Из-за большого количества текущей рабочей документации министерство столкнулось с проблемой организации хранения и быстрого доступа к ним.

Также остро встал вопрос об автоматизации регистрации входящих, исходящих и внутренних документов министерства и разграничение доступа департаментов министерства к различным секторам архива, не только соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивая оперативный доступ к данным с возможностью выдачи как электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов, так и оригинала самого документа.

Система электронного архива ЭТЛАС привлекла такими качествами, как гибкость, простота в использовании, настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов. Также очень важным фактором было быстрое и самостоятельное внедрение системы силами специалистов заказчика.

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС были созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам, была сформирована структура архива. Заказчиком были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов, была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов.

Переход на электронный архив позволил руководству департамента в целом повысить надежность и эффективность деятельности за счет получения быстрого доступа к любой информации компании.