ОАО Институт «УРАЛГИПРОРУДА» начинает работу с электронным архивом «Этлас»
Екатеринбургский проектный институт «УРАЛГИПРОРУДА» — организация по комплексному проектированию предприятий горнодобывающей промышленности организовал электронный архив проектной, первичной и внутренней документации.
В связи с спецификой работы института за 85 лет накопилось огромное количество различных проектов и научных наработок института соответственно и огромное количество различного вида документации. С каждым годом все острее вставал вопрос о электронной систематизации хранения этих документов, а также учете хранения оригиналов со связкой их электронных копий. Отдел информатизации института провел аналитическую работу по подбору универсальной системы электронного архива и остановил свой выбор на решении от компании «Этлас-Софт».
Система должна была удовлетворять ряду функциональных требований:
- Простота и удобство использования системы, так как планировалось, что с системой будут работать люди с разной компьютерной грамотностью.
- Возможность создания произвольной структуры архива
- Создание в электронном архиве сегмента конструкторской документации
- Наличие механизмов автоматизации заведения документов в архив (автоматическое структурирование, размещение, именование и нумерация объектов (карточек документов и проектов), поточное сканирование, импорт документов.
- Наличие вспомогательных редакторов и конструкторов настройки системы.
- Произвольная структуры архива, которая формируется администратором.
- Быстрый импорт документов в систему как из сетевого хранилища, так и со сканера
- Гибкий и быстрый поиск документов.
- Возможность учета места хранения оригиналов проектной документации.
- Поддержка документов различных форматов, в том числе, документов систем автоматизированного проектирования и черчения AutoCAD и Компас.
За месяц специалистами института:
- Проработали и сформировали структуру архива документов института.
- Добавили в систему пользователей и разбили их на группы с различными правами доступа к данным.
- Заполнили и создали ряд справочников и правила автоматической нумерации и автоматического именования документов при регистрации.
- Построили шаблоны документов.
- С помощью редактора создали карточки документов для различных типов документов.
- Написали ряд правил автоматической нумерации, именования и размещения регистрируемых в архиве объектов.
- В генераторе отчетов построили ряд статистических отчетов.
- Начали процесс переноса документов с рабочих мест сотрудников в систему.
- Настроили привязку скан копий документов с хранящимися оригиналами.
В дальнейшем планируются работы по продолжению заполнения архива как старыми документами, так и вновь созданными.
В результате построения электронного архива документов институт получил контроль над всей документацией, а сотрудники получили централизованный доступ к нужным документам с любого устройства и в любое время, тем самым упростив свою работу. Автоматизированная выдача и контроль возврата оригиналов документов предоставил архивариусу прозрачную картину нахождения выданных оригиналов.