Электронный архив в ООО «Петербургское право»
ООО «Петербургское право» использует электронный архив «ЭТЛАС» версии 7.0. Переход на него позволил сократить расходы компании, упростить работу с документами. Выполнять операции с ними стало гораздо удобнее.
ООО «Петербургское право» уже больше 15 лет предоставляет юридическую помощь физическим лицам и компаниям. Она решает профильные вопросы, предоставляет консультации, занимается подготовкой документов, защищает интересы клиентов в суде.
Во время работы юридическое агентство занимается подготовкой, получением, обработкой большого количества документов. Закон обязывает хранить их не меньше 5 лет. Правило действует для договоров, счетов, актов выполненных работ и т.д.
Для ускорения работы с документацией был выполнен переход на электронный архив «ЭТЛАС», а затем проведена его настройка. Выбирая решение, представители ООО «Петербургское право» учитывали функциональные возможности системы, простоту развертывания, нюансы использования, скорость освоения. Решение начать использование «ЭТЛАС» было принято из-за совокупного наличия следующих преимуществ:
- можно легко найти нужный документ – система обработает запрос и предоставит ответ в течение нескольких секунд;
- с электронным архивом можно работать дистанционно – доступ предоставляется через интернет;
- предоставляются инструменты для быстрого экспорта и импорта документации;
- если присутствует потребность, можно использовать электронную копию документа – достаточно заверить ее печатью;
- ввод данных в базу можно автоматизировать – система предоставляет доступ к соответствующим инструментам;
- с помощью электронного архива можно легко найти бумажный документ – информация о его местоположении указывается в карточке;
- удастся легко вести учет существующего архива бумажных документов.
Переход на использование электронного архива «ЭТЛАС» позволил автоматизировать работу с документами, ускорить их внесение в систему. В результате удалось уменьшить затраты времени, сократить нагрузку на специалистов.
ООО «Петербургское право» сделало выбор в пользу ПО российской разработки в рамках программы импортозамещения. Так юридическое агентство защитило себя от возможных проблем с обновлением системы, ограничением доступа к ней.
Сотрудники ООО «Петербургское право» отмечают простоту перехода на использование системы, а также упрощение работы с документацией. Она продолжает храниться в архиве, а все операции совершаются с электронной версией. В результате удается учесть все требования законодательства и использовать преимущества удаленного выполнения операций.
Внимание привлекает интуитивно простой интерфейс. Благодаря его наличию сотрудники юридического агентства быстро разобрались в особенностях использования системы и не испытывали трудности во время выполнения процесса. После небольшого инструктажа работать с архивом «ЭТЛАС» смогли даже сотрудники, которые ранее не совершали операции с программным обеспечением такого типа.
Руководство агентства планирует продолжать активное использование системы. Данное решение обусловлено выявленными преимуществами и удобством ее применения.