ГУЗ «Поликлиника № 2» в Волгограде внедряет систему электронного документооборота «Этлас»

Государственное учреждение здравоохранения «Поликлиника № 2» (г. Волгоград) приступило к внедрению системы электронного документооборота «ЭТЛАС». Работы выполняются в рамках контракта специалистами партнёра — компании ООО «АЙТИ-АЛЬБИОН». В пакет услуг входит предоставление простой (неисключительной) лицензии на использование системы, её установка, адаптация и настройка под задачи учреждения.

ГУЗ «Поликлиника № 2» — многопрофильное медицинское учреждение Волгоградской области, оказывающее амбулаторно-поликлиническую помощь по широкому спектру направлений. Структура учреждения включает несколько амбулаторно-поликлинических отделений, терапевтические и специализированные отделения, клинико-диагностические лаборатории, дневной стационар и ряд других подразделений. Интенсивный документооборот между руководством, заведующими отделениями, бухгалтерией, кадровой службой и секретариатом потребовал перехода на централизованную цифровую систему управления документацией.

Цели внедрения

Основная цель проекта — повышение эффективности управления за счёт цифровой трансформации делопроизводства. Внедрение СЭД «ЭТЛАС» направлено на:

объединение всех подразделений в единый делопроизводственный цикл;
сокращение бумажного документооборота и снижение временных затрат на обработку документов;
усиление контроля исполнительской дисциплины;
минимизацию рисков потери документов и ошибок при работе с большими потоками корреспонденции;
оперативное разграничение прав доступа с соблюдением требований информационной безопасности;
повышение качества медицинской помощи через оптимизацию административных процессов.

Функциональные возможности системы

Внедряемая конфигурация охватывает полный цикл работы с организационно-распорядительной документацией и включает следующие подсистемы и модули:

подсистема маршрутизации документов — автоматизация процессов согласования, подписания и передачи входящих, исходящих и внутренних документов по настроенным маршрутам;
подсистема контроля исполнения — управление сроками, контроль выполнения задач, формирование журналов контроля в формате Excel;
подсистема работы с поручениями — постановка задач исполнителям с отслеживанием их выполнения и формированием отчётов;
редактор маршрутов — инструмент самостоятельной разработки и редактирования маршрутов движения документов;
подсистема «Автоматизация Плюс» — включает модули автоматической маршрутизации, автоименования, авторазмещения и автоструктурирования документов;
подсистема автоматической нумерации документов — гибкая настройка счётчиков для всех типов регистрируемых документов;
подсистема настройки шаблонов документов и редактор карточки — стандартизация форм документов с автозаполнением реквизитов;
подсистема контекстного поиска — поиск по содержимому документов форматов MS Office, PDF, RTF и других;
подсистема поточного сканирования — ввод бумажных документов в систему напрямую со сканирующих устройств;
подсистема уведомления о событиях и подсистема рассылки документов — оперативное информирование сотрудников о движении документов и ознакомление с ними;
подсистема номенклатуры — систематизация документов в соответствии с номенклатурой дел;
подсистема работы с договорами — учёт и ведение договорной документации;
подсистема управления замещениями — назначение замещающих сотрудников на период отсутствия с автоматической переадресацией заданий;
подсистема статистики — отчёты по активности пользователей, количеству созданных и обработанных документов, просроченным и выполненным заданиям;
подсистема планирования — создание запланированных задач с уведомлениями о сроках выполнения;
подсистема работы с оригиналами документов — учёт бумажных оригиналов, контроль их выдачи и возврата;
подсистема контрагентов — ведение базы организаций и физических лиц с историей взаимоотношений;
редактор отчётов — формирование журналов регистрации входящих и исходящих документов, отчётов по исполнению;
модуль «Поддержка юридически значимой ЭЦП» — подписание документов по стандарту ГОСТ Р 34.10-2012;
модуль «Диадок» — обмен юридически значимыми документами с контрагентами;
модуль «Работа с почтой» — отправка документов по электронной почте непосредственно из системы;
модуль интеграции со сторонними приложениями — автоматизированный импорт и экспорт документов в формате XML;
веб-доступ — работа с системой через браузер без установки клиентского приложения;
подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест — централизованное обслуживание рабочих станций.

Этапы внедрения

В ходе реализации проекта специалисты ООО «АЙТИ-АЛЬБИОН» выполнили обследование текущего документооборота учреждения, зарегистрировали 42 пользователя и сформировали 27 групп в соответствии с организационной структурой поликлиники. Настроены карточки и атрибуты для документов четырёх подтипов: приказов, протоколов поручений, рапортов и служебных записок, а также входящей и исходящей корреспонденции. Сформирована структура хранения документов с автоматическим структурированием по подразделениям, годам и месяцам. Настроены правила автоматической нумерации для всех типов регистрируемых документов.

Отдельно разработаны и внедрены бизнес-процессы обработки входящей корреспонденции: упрощённый маршрут рассылки для ознакомления и расширенный маршрут с контролем исполнения, предусматривающий возможность подготовки и согласования ответного письма.

Ожидаемые результаты

Внедрение СЭД «ЭТЛАС» позволит ГУЗ «Поликлиника № 2» перейти от разрозненного бумажного делопроизводства к единой цифровой среде управления документами. Сотрудники учреждения получат удобный инструмент для регистрации, согласования и контроля исполнения документов, а руководство — прозрачную картину исполнительской дисциплины в режиме реального времени. Веб-доступ и мобильные возможности системы обеспечат работу с документами вне зависимости от местонахождения сотрудника.

Перспективы развития

В дальнейшем учреждение планирует расширять использование системы, подключать новые подразделения и наращивать интеграцию с внешними информационными сервисами. Абонемент на техническую поддержку обеспечит своевременное получение обновлений и консультационное сопровождение со стороны компании «Этлас-Софт».