ООО «Миди ЛТД» начало работу с электронным архивом «ЭТЛАС»
Саратовская компания ООО «Миди ЛТД», один из ведущих оптово-розничных продавцов строительных материалов в регионе, приобрела систему электронного архива «ЭТЛАС». Компании переданы пять персональных пользовательских лицензий с последующим гарантийным сопровождением.
25 лет на рынке стройматериалов
ООО «Миди ЛТД» работает в Энгельсе Саратовской области с 2000 года. Компания специализируется на оптово-розничной продаже строительных и отделочных материалов широкого ассортимента: пиломатериалы и древесно-плитные изделия, кровельные и изоляционные материалы, сантехника и трубопроводные системы, электрика, инструменты, гипсокартон, тротуарная плитка, кирпич и блоки, товары для бани и дачи. Прямые контракты с производителями обеспечивают постоянное наличие и конкурентные цены.
Торговые точки компании работают как в Энгельсе, так и в Саратове; на сайте компании организована онлайн-торговля с доставкой. Документооборот с контрагентами, поставщиками и покупателями, оформление товарной и закрывающей документации, хранение договоров и накладных — всё это формирует значительный массив документов, систематизация которого становится важной операционной задачей по мере роста компании.
Состав внедренной комплектации
Комплектация «Стандарт» системы электронного архива «ЭТЛАС» включает основные инструменты для организации централизованного хранения документов и работы с ними:
- электронный архив документов — единое хранилище файлов всех форматов с настраиваемой структурой папок и разграничением прав доступа;
- подсистема поточного сканирования — ввод бумажных документов в цифровой архив напрямую со сканера;
- подсистема настройки шаблонов и редактор карточек документов — стандартизация форм с возможностью настройки реквизитов под задачи компании;
- подсистема автоматической нумерации — автоматическое присвоение номеров при регистрации документов;
- «Автоматизация Плюс» — модули автоименования, авторазмещения и автоструктурирования: система самостоятельно присваивает документу название, определяет папку хранения и формирует вложенную структуру;
- контекстный поиск на базе Solr — поиск по содержимому документов, включая форматы MS Office, PDF и RTF;
- номенклатура дел, контрагенты, редактор отчётов — систематизация документов, ведение базы поставщиков и покупателей, формирование отчётности;
- веб-доступ — работа с архивом через браузер без установки клиентского приложения;
- история объектов и средства безопасности — журналирование действий пользователей и защита данных;
- подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест — централизованная доставка новых версий системы.
Персональные лицензии: каждому своё рабочее место
В отличие от конкурентного типа лицензирования, персональные лицензии закрепляются за конкретными сотрудниками на постоянной основе. Такой формат подходит компаниям, где определённые специалисты — например, бухгалтеры, менеджеры по закупкам или руководитель — работают с документами регулярно и на протяжении всего рабочего дня. Каждый из пяти сотрудников «Миди ЛТД» получает выделенное рабочее место в системе без какой-либо очерёдности или конкуренции за доступ.
Задачи, которые решает система
Электронный архив «ЭТЛАС» позволяет «Миди ЛТД» упорядочить хранение договоров с поставщиками и покупателями, товарной документации, актов и накладных. Быстрый поиск по реквизитам и содержимому документов сокращает время на подготовку к проверкам и обработку запросов контрагентов. Модуль «Контрагенты» в составе комплектации создает структурированную базу организаций с историей взаимодействий — удобный инструмент для компании, работающей с широким кругом поставщиков и оптовых покупателей.
Гарантийное сопровождение обеспечивает оперативную поддержку при освоении системы и возможность получать актуальные обновления платформы.