ПАО «Магаданэнерго» оцифровывает архив технической документации
«Восточные электрические сети», являющиеся филиалом ПАО «Магаданэнерго» начали использовать в своём делопроизводстве электронный архив «Этлас» версии 6.6.
Публичное акционерное общество энергетики и электрификации «Магаданэнерго» входит в Группу РусГидро. Компания занимается выработкой электро и теплоэнергии, её передачей и сбытом конечным потребителям.
«Восточные электрические сети» — крупнейший сетевой филиал компании, осуществляющий энергоснабжение потребителей Ягоднинского, Среднеканского и Омсукчанского районов Магаданской области. Зона обслуживания составляет 75 тыс. кв. км, на которых расположены более 1400 км линий электропередачи.
Эксплуатация и модернизация сложного энергетического оборудования, значительная часть которого работает с 80-90-х годов XX века невозможна без использования многочисленной технической документации.
За прошедшие годы инфраструктура предприятия значительно выросла и продолжает расти. Вместе с ней постоянно увеличивается объём технической документации. Чтобы упростить работу с ней, руководство предприятия решило вместо неудобных бумажных документов использовать электронные.
Для хранения технической документации в цифровом виде было решено внедрить в производственный процесс электронный архив, который должен был решить следующие задачи:
- перевести имеющийся архив бумажных документов в более современный и удобный цифровой формат;
- сократить время, затрачиваемое на поиск в архиве необходимого документа;
- создать возможности для одновременной работы с документами нескольких специалистов;
- обеспечить удалённый доступ к архивным документам;
- снизить расходы на содержание архива и освободить занимаемые им площади.
Функциональные возможности электронного архива «Этлас» позволяют с успехом решить все эти задачи. Дополнительно программное обеспечение архива позволяет:
- оцифровывать крупноформатные бумажные оригиналы, в том числе ветхие;
- осуществлять автоматическое сканирование и атрибутирование документов с помощью поточных сканеров;
- распознавать содержимое документов, что даёт возможность искать документ не только по его атрибутам, но и по содержимому.
Дополнительным аргументом в пользу выбора электронного архива «Этлас» стала простота его развёртывания: специалисты «Магаданэнерго» установили и настроили программное обеспечение электронного архива своими силами.
Важно, что работа с технической документацией в процессе внедрения электронного архива и оцифровки бумажных оригиналов не прерывается. Возможности программы «Этлас» позволяют работать одновременно и с цифровыми файлами, размещёнными на сервере архива, и со складом бумажных оригиналов. Это позволяет проводить оцифровку постепенно, не отвлекая на эту работу дополнительные ресурсы предприятия.
Сотрудники «Восточных электрических сетей» положительно встретили внедрение электронного архива «Этлас»: они сразу же отметили удобный и продуманный интерфейс и возможность буквально за секунды найти необходимый документ и начать с ним работу.