АНО «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» ТПП РФ внедрила электронный архив «ЭТЛАС»

АНО «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» ТПП РФ, лидер в области экспертизы, сертификации и тестирования, сделала важный шаг на пути к цифровизации и повышению эффективности процессов хранения и обработки документов. На базе высокотехнологичной системы электронного архива «ЭТЛАС» была внедрена комплектация «Стандарт», что обеспечило компании удобный и быстрый доступ к обширному архиву документов.

Внедренный архив «ЭТЛАС» предоставлен заказчику в режиме SaaS (Software as a Service), что позволило развернуть его на арендованном сервере в современном дата-центре. Доступность системы в «облачном» формате дает компании преимущества, связанные с удобством работы в любом месте с безопасным доступом, а также снижает затраты на собственную IT-инфраструктуру.

Комплексный подход к реализации проекта

В рамках проекта специалисты компании «Этлас-Софт» обеспечили не только развертывание системы, но и интеграцию со сторонними приложениями. Благодаря дополнительному модулю «Интеграция со сторонними приложениями» был автоматизирован импорт ранее накопленных документов из файлового хранилища, что минимизировало время на перевод существующих документов в электронный архив.

Кроме того, установлена система контроля функционирования «ЭТЛАС», позволяющая эффективно управлять серверными ресурсами и автоматизировать процессы администрирования. Модуль контроля функционирования включает в себя:

• Мониторинг дискового пространства для предотвращения переполнения;
• Контроль работы всех серверов системы, обеспечивая стабильность и доступность;
• Автоматизацию резервного копирования документов и баз данных;
• Проверку целостности резервных копий, что минимизирует риск утраты данных;
• Верификацию модулей на предмет повреждений, включая вирусные угрозы, что поддерживает высокий уровень безопасности.

Настройка системы под нужды «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА»

Для удобства работы пользователей электронного архива специалисты выполнили ряд важных настроек. Были проведены:

1. Регистрация пользователей и формирование групп для обеспечения гибкости в распределении ролей и ответственности.
2. Настройка структуры хранения документов с возможностью легкого поиска и навигации по архиву.
3. Распределение прав доступа для обеспечения конфиденциальности информации, что позволяет пользователям видеть только те документы, которые им необходимы.
4. Внесение справочников и настройка атрибутов для трех ключевых типов документов, включая автоматическую нумерацию и именование файлов, что ускоряет поиск и минимизирует возможность ошибок.
5. Настройка автоматического импорта документов с помощью XML-файлов, что упрощает пополнение архива и исключает необходимость ручного ввода.

Преимущества внедрения

Система «ЭТЛАС» обеспечивает полное соответствие требованиям безопасности, конфиденциальности и удобства. «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» теперь обладает надежным инструментом для долгосрочного хранения документов, что гарантирует защиту данных и легкость их использования.

Внедрение электронной системы хранения данных на базе «ЭТЛАС» позволяет компании значительно повысить операционную эффективность и уменьшить временные затраты на поиск, обработку и хранение документов. Система легко адаптируется к требованиям компании и имеет встроенные механизмы для регулярного обновления, что делает ее одним из лучших решений для ведения электронного архива в соответствии с требованиями российского законодательства и специфики работы АНО «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» ТПП РФ.

Электронный архив «ЭТЛАС» — это инструмент, который обеспечит сохранность документации, конфиденциальность информации и позволит «СОЮЗЭКСПЕРТИЗА» уверенно развиваться в условиях цифровизации.