Адаптация и обучение персонала для работы с электронным документооборотом

«Человеческий фактор» — одно из обстоятельств, от которого зависит отдача от внедрения электронного документооборота (ЭДО). Об адаптации сотрудников компании к ЭДО, причинах возникающих проблем и способах их решения читайте далее.

Почему люди сопротивляются внедрению ЭДО

Электронный документооборот резко повышает эффективность работы организации. По некоторым данным, он экономит до 70% времени, затрачиваемого на делопроизводство.

Однако изменения в привычных рутинных процедурах не всегда принимаются людьми одинаково легко — некоторые встречают их с энтузиазмом, другие сопротивляются. Причины для неприятия могут быть разными:

• недоверие к любым новациям, негативный опыт;
• предубеждения в отношении цифровых технологий;
• нежелание перестраиваться, ломать привычные шаблоны работы;
• недостаток квалификации, мешающий освоению новых требований и регламентов;
• страх потерять востребованность, утратить авторитет среди коллег.

Часто для решения подобных проблем нужна индивидуальная работа с людьми. Однако, адаптация людей к новациям проходит легче, если подготовка к внедрению электронного документооборота начинается заблаговременно и сотрудников компании с самого начала информируют о целях и задачах предстоящей перестройки работы.

Подготовка к переходу на ЭДО 

Руководству компании следует заблаговременно оценить ситуацию и продумать способы решения возможных проблем. Например, начать разъяснительную работу с целью убедить людей, что электронный документооборот лучше бумажного, а трудности его внедрения временны и преодолимы. 

✅ Внедрение ЭДО труднее всего проходит в компаниях, где процессы жёстко регламентированы. Отработанные и привычные процедуры всегда привлекательнее новых. Часто сотрудники саботируют новые регламенты, выискивая в них недостатки. В таких случаях полезно объяснять, что электронный документооборот — всего лишь новая форма для работы с привычными документами.

✅ Довольно часто причины сопротивления носят иррациональный характер. Бумажные документы, лежащие перед глазами на столе, кажутся людям надёжнее символов на мониторе, которые пропадают при выключении компьютера. Чтобы снять подобное возражение, сотрудникам необходимо рассказать о способах хранения данных и методах защиты информации.

✅ Как показывает опыт, полезно разработать план внедрения ЭДО и ознакомить с ним всех сотрудников организации. В нём необходимо подробно описать причины перехода к новому делопроизводству, выгоды, которые получат сотрудники и организация в целом, объяснить, что никто не будет требовать перестроить работу в один день и у всех будет время разобраться в новых правилах работы с документами. 

После того как будут разработаны регламенты ЭДО, необходимо спланировать и провести инструктаж сотрудников, на котором рассказать как об общих принципах электронного документооборота, так и об особенностях выбранного для ЭДО программного обеспечения. На этом этапе полезно привлечь разработчиков ПО, у которых есть опыт внедрения своей системы в разных организациях. Они подскажут, какие трудности обычно возникают при освоении программы и как их преодолеть. 

Обучение персонала для перехода на ЭДО 

Как всякому новому навыку, работе с электронными документами людей необходимо учить. Важно помочь людям разобраться со всеми нюансами программы электронного документооборота, потому что без этого ни о каком повышении эффективности работы речи нет.

Для обучения используют одновременно разные форматы:

• коллективные и индивидуальные тренинги;
• наставничество;
• консультации специалистов техподдержки.

У сотрудников должны быть под рукой инструкции по выполнению конкретных операций. В зависимости от уровня начальной подготовки, их можно использовать в электронной форме или распечатать.

Резюмируя, комплексная и заблаговременно начатая работа по внедрению электронного оборота помогает преодолеть все трудности, возникающие у персонала компании при переходе на ЭДО и быстро получить положительный эффект от нововведений.