Компания «ЭСВО» сформировала электронный архив документов на платформе ЭТЛАС

Компания «ЭСВО» специализируется на разработке, производстве, модернизации и сервисном обслуживании учебно-тренировочных средств для таких летательных аппаратов как: Миг-21, Миг-29, Миг-31, Су-24, Су-25, Су-27, Ту-95, Ту-160, Ту-22, Ту-134, Ту-154, Ил-76, Ил-78, вертолёты Ми-24, Ми-8 и другие.
Современное развитие цифровизации, затронули все направления авиаотрасли, начиная от авиакомпаний и агентств заканчивая компаниями, которые обслуживают авиационную технику. Появились документы, электронный вид которых является первичным и компании стали нести ответственность за сохранность электронного подлинника.
Проанализировав предложения автоматизации хранения документов на рынке, руководство компании «ЭСВО» сформировало перечень требований к новой системе исходя из текущих трудностей с хранением документов, требований комфортной работы, минимизации затрат на эксплуатацию и безболезненным процессом внедрения. Были предъявлены следующие требования к системе электронного архива:

• Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
• Гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов, с возможность настраивания параметров поиска.
• Поддержка работы с юридически значимыми электронными документами.
• Быстрая автоматизированная загрузка документов из старого архива в новый.
• Исполнитель должен быть российской компанией, которая готова развивать систему под задачи заказчика.
  В результате сравнения нескольких решений по соотношению цена/качество выбор остановился на электронном архиве документов от компании разработчика «Этлас-Софт».
  В ходе внедрения системы была сформирована новая структура архива документов компании, был организован автоматизированный импорт документов из ранее существующего хранилища. Настроены карточки и правила автоматического именования и нумерации документов.
  К началу эксплуатации в ЭА «Этлас» были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.
  Система «Этлас» соответствует самым высоким стандартам ПО, применяемого для распределенных подразделений. Независимо от того, где находится сотрудник, он получает доступ к документам, необходимым для выполнения своих должностных обязанностей.

В результате внедрения компания «ЭСВО» получила ряд улучшений:

• Отказ от администрирования папок с документами, разбросанных по корпоративной сети.
• Значительное увеличение количества документов, переводимых в электронный вид.
• В разы упростился поиск необходимого документа и связанного с ним пакета дополнительных документов.
• Стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах.
• Прозрачное представление связей комплектов документов.
• История изменений документа легко отслеживается.

В дальнейших планах перевод в электронный архив технической документации и корпоративного хранилища знаний.