Фонд капитального ремонта многоквартирных домов в Брянске совершенствует свою работу
Унитарная некоммерческая организация «Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской области» использует систему электронного документооборота «ЭТЛАС».
Обеспечение устойчивого функционирования системы капитального ремонта общего имущества многоквартирных домов — сложная задача. Она требует скоординированной работы многих служб при соблюдении целевого и рационального расходования бюджетных средств.
Доказано, что системы электронного документооборота кардинально повышают качество управления в таких сложных областях деятельности. ЭДО позволяет организации:
- ускорить согласование проводимых мероприятий и принятие решений;
- контролировать исполнение поручений в режиме реального времени;
- оперативно получать информацию о возникающих в деятельности организации проблемах и своевременно разрешать их;
- эффективнее работать с обращениями граждан, сократить сроки их рассмотрения.
Кроме этого электронный документооборот позволяет текущие снизить расходы на ведение делопроизводства, что для бюджетных организаций, таких как Региональный фонд капитального ремонта, очень важно.
Выбирая для своего электронного документооборота программное обеспечение «Этлас», специалисты Регионального фонда капитального ремонта отметили в числе прочих достоинств простоту процедуры развёртывания системы, её настройки и адаптации к потребностям конкретной организации.
На первом этапе внедрения специалисты разработчика программы обследовали существующий бумажный документооборот Регионального фонда. Работа проводилась удалённо: специалисты фонда заполнили опросные анкеты, с ними были проведены консультации в удалённом формате.
После анализа собранной информации и установки программного обеспечения «Этлас» версии 6.6 в комплектации «Стандарт» была проведена первичная настройка системы:
- сформированы и зарегистрированы учётные записи пользователей и групп пользователей;
- построена структура архива документов с распределёнными правами доступа;
- заведены необходимые справочники;
- сформированы карточки для различных типов документов;
- настроены правила автоматической нумерации, наименования и размещения документов;
- разработаны бизнес-процессы.
Специалисты техподдержки «Этлас» проинструктировали сотрудников Регионального фонда, рассказали об особенностях работы в системе электронного документооборота, обучили системного администратора.
Внедрение ЭДО сразу же уменьшило количество бумаг на рабочих местах сотрудников Регионального фонда. Теперь освободившееся от работы с бумажными документами время они уделяют решению производственных задач.