Администрация Качканарского городского округа работает в СЭД ЭТЛАС

Осенью 2016 года специалистами отдела информационных технологий Администрация Качканарского городского округа началось изучение системы электронного документооборота Этлас с целью принятия решения о соответствии данной системы всем требованиям и поставленным задачам.

Был выдвинут широкий спектр требований к системе электронного документооборота. Система должна была содержать следующий функционал:

• автоматизацию работы с входящей, исходящей и внутренней документацией с возможностью автоматической нумерации, размещения и именования, регистрируемых документов;
• наличие полнофункционального веб-клиента;
• наличие полноценного архива документов, который позволяет хранить все документы администрации в структурированном виде;
• мощный и удобный инструмент поиска документов по любым его атрибутам и содержимому документа.
• механизм группового импорта и экспорта документов, а также импорта и экспорта папок документов с сохранением их структуры. Данная возможность очень важна для быстрого заведения и регистрации уже существующих документов;
• работу с шаблонами документов.

Одна из основных задач, которую должна была решить внедряемая система — это автоматизация ряда бизнес-процессов администрации, таких как:

• прием и первичная обработка поступающих в администрацию документов;
• согласование заявок на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд;
• контроль исполнения поручений;
• согласование заявки с созданием договора;
• согласование распоряжений/постановлений;

В результате внедрения системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами администрация получила:

• Надежный централизованный архив документов с автоматизацией их полного жизненного цикла.
• Быстрый удаленный доступ к любому документу администрации.
• Значительное ускорение процессов согласования и совместной разработки документов.
• Руководителями всех уровней полной картины исполнения поручений и выявления слабых мест, что в свою очередь дало возможность повысить эффективность работы администрации за счет введения административно-управленческих изменений.