ООО «Диалог-транс» внедрил электронный архив «ЭТЛАС»

ООО «Диалог-транс» завершил внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС». Внедрение и настройка выполнялись при участии партнера ООО «Системный софт». Также был оформлен абонемент на техническую поддержку, что позволит компании стабильно развивать систему и оперативно решать возможные вопросы эксплуатации.

«Диалог-транс» — это транспортно-логистическая компания, оказывающая услуги по перевозке грузов, организации маршрутов и комплексному сопровождению цепочек поставок. Деятельность предприятия предполагает большое количество договоров, накладных, транспортных заявок, актов выполненных работ, переписки с контрагентами. Все эти документы необходимо хранить, быстро находить и предоставлять в случае проверок или для внутреннего использования.

Почему выбран электронный архив «ЭТЛАС»

Руководство компании рассматривало несколько решений на рынке систем электронного документооборота и архивирования. Основные требования, которые предъявлялись к системе:

удобная работа с документами всех типов и форматов;
возможность вести учет бумажного архива и хранить его сканы;
высокая скорость поиска нужной информации;
независимость от зарубежных поставщиков ПО;
интеграция с другими системами, уже используемыми в компании;
гибкая настройка прав доступа для сотрудников;
безопасное хранение данных и контроль изменений.

Электронный архив «ЭТЛАС» полностью соответствует этим критериям. Он прост в установке и поддержке, предоставляет современный интерфейс и масштабируется под рост объема документов. Важным фактором стало наличие регулярных обновлений и активная техническая поддержка со стороны разработчика «Этлас-Софт».

Состав комплектации «Про»

Внедренная конфигурация включает следующие подсистемы и модули:

Электронный архив документов с централизованным хранением;
Подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест , упрощающая администрирование;
Подсистема поточного сканирования , позволяющая оцифровывать документы партиями;
Подсистема настройки шаблонов документов;
Редактор карточек документов;
Подсистема регистрации произвольных объектов , что удобно для учета нестандартных документов;
Автоматизация Плюс — подсистема, включающая в себя автоименование, авторазмещение и автоструктурирование документов;
Контекстный поиск на базе модуля Solr;
Номенклатура, контрагенты, веб-доступ и редактор отчетов , которые делают работу с архивом комплексной и прозрачной;
Средства безопасности : защита сетевого взаимодействия, интеграция с антивирусами, сжатие передаваемых данных, хранение истории объектов, работа с оригиналами.

Такая конфигурация позволила закрыть все ключевые потребности заказчика и создать единое пространство для работы с документами.

Результаты внедрения

После установки и настройки электронного архива «ЭТЛАС» сотрудники «Диалог-транс» получили возможность:

быстро находить документы по реквизитам или ключевым словам;
работать с оригиналами и сканами в едином интерфейсе;
использовать шаблоны для стандартизации новых документов;
разграничивать доступ по ролям и назначать ответственных исполнителей;
отслеживать изменения и контролировать версии файлов;
выгружать отчеты по состоянию архива и движению документов.

За счет автоматизации процессов снизилось время, необходимое на регистрацию и поиск документов, уменьшились риски потери данных. Система поддерживает удаленный доступ, что важно для сотрудников, работающих в разных регионах.

Перспективы развития

Компания планирует расширять использование электронного архива, подключать новые подразделения и интегрировать его с системами бухгалтерского учета и CRM. Благодаря абонементу на техническую поддержку предприятие будет получать актуальные обновления, а также консультации специалистов «Этлас-Софт» при необходимости.