«Гагарин-Инжиниринг» работает в электронном архиве ЭТЛАС
Специалисты компании Гагарин-Инжиниринг самостоятельно развернули и настроили электронный архив ЭТЛАС.
Компания «Гагарин-Инжиниринг» входит холдинг «НПК «САУЛИТ-ИНЖИНИРИНГ» и занимается комплексными поставками технологического оборудования, деталей трубопроводов, блочно-модульных зданий для создания промысловой инфраструктуры на объектах нефти и газодобычи. Компания включена в перечень уполномоченных поставщиков НК «Роснефть», ЗАО «Ванкорнефть», ОАО «Зарубежнефть», ОАО «Газпром нефть», ОАО «Арктикгаз», «Тоталь» и др. и успешно осуществляет поставки по заказам этих компаний.
В связи со спецификой своей деятельности компания ежедневно обрабатывает большое количество как своих внутренних документов, так и документов заказчиков, поставщиков и партнеров. В связи этим было принято решение о внедрении на предприятии электронного архива, с целью получения быстрого доступа к документам с различных предприятий холдинга и максимального ухода от бумажных документов. После изучения предложений на рынке электронных архивов, специалистами «Гагарин-Инжиниринг» был сделан выбор в пользу системы электронного архива ЭТЛАС, как наиболее сбалансированного решения, соответствующего всем поставленным требованиям:
- Возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов.
- Быстрая автоматизированная пофайловая регистрация и надежное хранение документов на сервере.
- Гибкий, удобный и настраиваемый поиск документов.
- Защита программного комплекса от различного вида сетевых атак.
- Поточное заведение в систему документов со сканера.
- Интеграция с корпоративной почтой холдинга.
- Наличие механизмов создания резервных копий как базы данных, так и базы документов.
Одним из главных критериев выбора системе было наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить и внедрить систему в короткие сроки, с возможностью получения консультаций у специалистов Этлас-Софт.
Система Этлас обладает широким спектром механизмов настройки, которые были предоставлены заказчику:
- Настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе.
- Конструктор карточек.
- Конструктор поиска.
- Генератор отчетов.
В связи с тем, что за последнее время участились кибер атаки на предприятия, остро встал вопрос сохранения информации и создания ее копий в различные места. Для решения этой задачи было принято решение установки сервера контроля за функционированием системы. В его функции входит:
- Слежение за дисковым пространством на серверах и сетевых хранилищах.
- Контроль над функционированием серверов системы Этлас.
- Автоматизация резервного копирования документов и базы данных.
- Верификация целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм.
- Слежение за целостностью исполняемых модулей системы, в том числе и от повреждения их вирусным программным обеспечением.
Все вышеперечисленные операции сервер контроля выполняет при непосредственном уведомлении администратора системы, отправляя различные уведомления и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.
Помимо автоматизации работы с внутренними документами заказчик сформировал надежное хранилище всей документации, накопившейся за многие годы работы.
В результате реализации данного проекта специалистами компании «Гагарин-Инжиниринг» был создан и введен в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации, (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.).
Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило сотрудникам различных подразделений существенно облегчить работу со всей документацией, повысив, таким образом, надежность и эффективность работы компании в целом