Администрация Калачевского муниципального района внедрила СЭД «Этлас»

В конце 2019 года руководством комитета бюджетно-финансовой политики и казначейства администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области было принято решение о внедрении системы электронного документооборота в администрации района.

Основными задачами внедрения было:

• Уйти от бумажной рутины работы с документами и постоянного хождения от одного согласовывающего лица к другому.
• Сократить время согласования документов.
• Сократить расходы на канцелярию.
• Упростить регистрацию документов, приходящих на почту администрации.
• Построить прозрачное хранилище всех документов комитета, а в дальнейшем и всей администрации.

В ходе выбора подходящей системы IT-специалисты администрации изучили и остановились на решении от компании Этлас-Софт.

Основными критериями при выборе системы были:

• Интуитивно понятный дружественный пользователю интерфейс.
• Широкая функциональность, удовлетворяющая всем требованиям современной СЭД для административных структур государственного сектора.
• Наличие различных конструкторов и редакторов настройки системы без программирования и привлечения специалистов исполнителя в дальнейшем.
• Наличие электронного архива документов с настраиваемой структурой хранения.
• Возможность разворачивании системы как на серверах администрации, так и в удаленном дата-центре.
• Поддержка масштабируемости системы.

В ходе процесса настройки и внедрения системы специалисты Этлас-Софт совместно со специалистами администрации:

• Провели удаленное обследование текущего бумажного документооборота в подразделениях администрации Калачевского муниципального района и администрациях поселений Калачевского муниципального района.
• Сформировали и зарегистрировали в системе учетные записи 100 пользователей.
• Сформировали в системе необходимые группы пользователей.
• Построили структуру архива документов с распределенными правами доступа для пользователей и групп пользователей.
• Занесли в систему все необходимые справочники.
• Сформировали карточки для 10-ти типов документов.
• Настроили правила автоматической нумерации документов.
• Настроили правила автоматического именования документов.
• Настроить правила автоматического размещения документов.
• Настроили и внедрили бизнес-процесс приема, обработки и распределения входящих документов.
• Настроили и внедрили бизнес-процесс обработки и передачи исходящих документов.
• Настроили ряд отчетов:
  • журнал входящих обращений граждан или организации, направленных в вышестоящие организации;
  • журнал входящей корреспонденции от граждан;
  • журнал входящей корреспонденции от организаций, предприятий, учреждений;
  • журнал входящей корреспонденции (запросов) от надзорных ведомств;
  • журнал исходящей корреспонденции.

В результате внедрения системы электронного документооборота Администрация решила поставленные задачи значительно сократив бюджет на канцелярские расходы, упростив и ускорив регистрацию и согласование всех видов документов. Теперь для регистрации документа не нужно его распечатывать и нести на согласование в различные комитеты и подразделения. Согласование происходит в разы быстрее с применением ЭЦП. Руководство же в свою очередь получила прозрачный механизм контроля исполнительской дисциплины сотрудников администрации.