Все новости

Внедрен электронный архив документов в ООО «Ависофтика»

Компания Ависофтика более 20 лет разрабатывает и внедряет решения для авиаотрасли в области учета, расчетов и аудита перевозок. Клиенты – авиакомпании и агентства России, ближнего зарубежья. Миссия Ависофтики состоит во внедрении лучших практик в деятельность своих клиентов: от организационной структуры подразделений, задействованных в учете, до применяемых технологий и сервисов учета, расчетов и аудита.

Современные тенденции развития юридически значимого электронного документооборота, в той или иной степени, затронули все авиакомпании и агентства. Появились документы, электронный вид которых является первичным и компании стали нести ответственность за сохранность электронного подлинника.

К вопросу выбора решения для электронного архива документов Ависофтика подошла самостоятельно, проанализировав предложения на рынке. Требования к новой системе были сформулированы исходя из текущих трудностей с хранением документов, требований комфортной работы, минимизации затрат на эксплуатацию и бесстрессовым освоением новой системы. Ранее использовалась файловая система хранения документов серверах компании.

Требования к новой системе были предъявлены следующие:

а) Обеспечить гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов.

б) Юридически значимые электронные документы должны иметь возможность храниться вместе с технологическими документами (файлом подписи, протоколами передачи).

в) Нужна была автоматизированная загрузка документов из старого архива в новый.

г) Компания – автор решения, должна быть российской и проявлять живую заинтересованность не только в продаже, но и развитии продукта.

д) Решение электронного архива, опробовав на себе, можно было бы рекомендовать для всех компаний авиаотрасли.

В результате сравнения нескольких решений по соотношению цена/качество выбор остановился на электронном архиве документов разработчика (ЭАД) Этлас-софт.

Процесс внедрения ЭАД был трудоемким, но не сложным. Для автоматизации загрузки все документы переименовали по разработанному правилу. Из наименования документа заполнялись основные реквизиты карточки. Настройка самих карточек удобная и позволяет вводить все желаемые реквизиты документа.

Технические специалисты Этлас-софт оперативно производили доработку процедур загрузки под разработанные правила. Скорость отклика поддержки очень высокая.

К началу промышленной эксплуатации в ЭАД Этлас были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.

Компания Ависофтика с 2010 года использует систему дистанционной работы сотрудников всех подразделений, без исключения, и ЭАД Этлас соответствует самым высоким стандартам ПО, применяемого для распределенных подразделений. Независимо от того, где находится сотрудник, он получает доступ к документам, необходимым для выполнения своих должностных обязанностей.

В результате внедрения Ависофтика получила ряд улучшений:

  • За счет сокращения времени администрирования папок, разбросанных по корпоративной сети, вырос охват документов, переводимых в электронный вид.
  • Стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах.
  • Хранение документов осуществляется полным комплектом. История изменений документа легко отслеживается.

В дальнейших планах компании перевод в электронный архив технической документации и корпоративного хранилища знаний.

 

Другие новости

Внедрение электронного архива «ЭТЛАС» в ООО «Многопрофильный медицинский центр» (ООО «ММЦ»)
Продажа электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.0 компании ООО «Завод «Силач»
Электронный архив «Этлас» для инженеров: опыт компании «ЭСВО»
Министерство государственного имущества и земельных ресурсов Нижегородской области расширяет использование электронного архива «Этлас»
Администрация Бирского района начала формирование электронного архива документов
Областное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Северский промышленный колледж» использует электронный документооборот «Этлас».
Компания «АКС Финанс» организовала электронный архив финансовых документов на платформе Этлас
Читать блог