СЭД Этлас в CS Construction Solutions (UK) Ltd.

Закончился проект внедрения системы электронного документооборота Этлас в Московском представительстве британской компании CS Construction Solutions (UK) Ltd. — крупного субподрядчика, вовлеченного в строительство Новоуренгойского газохимического комплекса в Ямало-Ненецком автономном округе России.

Эксперты от этой британской строительной компании вошли в проект NGCC в 2010. Их работа — внедрение этого беспрецедентного, крупномасштабного проекта, в который были вовлечены ведущие дизайнерские бюро, поставщики оборудования и опытные строительные компании.

Реализация данного проекта позволила создать централизованную платформу для автоматизации процессов хранения и обработки оперативных и архивных документов, выполнения бизнес-процессов разработки и согласования различных типов документов, включая бизнес-процессы обработки входящей, исходящей и внутренней документации компании, а также:

Повысить эффективность и интенсификацию ведения внутреннего документооборота.
Обеспечить качественную и своевременную обработку внутренних, входящих и исходящих документов.
Ускорить принятие организационных решений, введение полного контроля над всеми задачами организации.
Снизить финансовые и временные затраты при поиске рабочих и архивных документов сотрудниками организации, путем создания упорядоченной и структурированной базы всех документов компании, обеспечения централизованного доступа к базе документов, обеспечения возможностей поиска по атрибутам документов и их сочетаниям, а также по содержимому документов.
Повысить качество работы компании за счет устранения возможных ошибок при обработке документов.
Снизить финансовые и временные затраты при обработке документации сотрудниками компании за счет введения прогрессивных методов контроля исполнительской дисциплины, контроля сроков исполнения всех документов, а также возможности получения актуальных отчетов по обработке документов в любой момент времени.
Создать надежное и защищенное хранилище всех организационно-распорядительной документации организации, ориентированного на долгосрочное хранение и использование, а также поддерживающего резервное копирование всех хранимых данных.
Упростить и ускорить обработку входящих писем от различных контрагентов, за счет автоматической рассылки их на согласование ключевым сотрудникам, с дальнейшим контролем исполнения согласования.
Оптимизировать работу с договорами.
Упростить и упорядочить работу с клиентами, за счет использования подсистемы работы с контрагентами.

Также для обеспечения максимальной простоты и надежности эксплуатации системы за счет автоматизации ее администрирования было принято решение установки сервера контроля за функционированием системы. В его функции входит:

слежение за дисковым пространством на серверах и сетевых хранилищах;
контроль над функционированием серверов системы Этлас;
автоматизация резервного копирования документов и базы данных;
верификация целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм;
слежение за целостностью исполняемых модулей системы, в том числе и от повреждения их вирусным программным обеспечением.

Все вышеперечисленные операции сервер контроля выполняет при непосредственном уведомлении администратора системы, отправляя различные уведомления и предупреждения как через почту и смс, так и внутри самой системы.

На данный момент система внедрена в головном офисе представительства компании.