Мифы об электронном документообороте
Электронные документы давно и широко используется вместо традиционных бумажных, однако до сих пор вызывает опасения. Сегодня развенчаем 5 самых распространённых заблуждений об электронном документообороте.
Миф 1: использовать ЭДО при небольшом количестве документов нецелесообразно
На самом деле преимущества электронного документооборота проявляются независимо от количества электронных документов. Разумеется, в крупных компаниях ЭДО экономит гораздо больше ресурсов, чем в небольших. В то же время переход на ЭДО позволяет сразу практически полностью отказаться от расходов на принтеры, бумагу, услуги почты и курьерской доставки.
Для ЭДО не обязательно даже иметь какое-либо специальное оборудование — электронные документы удобно хранить в облаке и получать к ним доступ через интернет с любого устройства в любое время.
Миф 2: электронные документы ненадёжны с юридической стороны
Действующее законодательство приравнивает электронный документ, подписанный квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП) к собственноручно подписанному бумажному. Сертификат квалифицированной ЭЦП, кроме того, гарантирует, что электронный документ после подписания изменён не был. Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года «Об электронной подписи» устанавливает, что такие документы могут применяться в любых правоотношениях, кроме тех, для которых правовые акты предусматривают только бумажную форму.
Впрочем, при необходимости электронный документ можно распечатать и использовать его бумажную копию.
Миф 3: электронный документооборот — это слишком сложно
Электронный документ в большинстве случаев представляет собой файл с текстовой информацией. Для его чтения и редактирования используют соответствующие программы, с которыми знаком любой пользователь компьютера.
Для обработки большого количества электронных документов требуется уже дополнительное ПО — система электронного документооборота (СЭД) или электронный архив. Однако почти все современные СЭД могут работать «из коробки» и имеют интуитивно понятный интерфейс. Кроме того, разработчики, как правило, в рамках техподдержки инструктируют сотрудников организации и предоставляют услуги по обучению работе с СЭД.
На практике основные трудности при переходе на электронный документооборот носят организационный характер: необходимо перестроить делопроизводство и процессы внутри компании. При этом затраченные усилия быстро окупаются экономией времени, увеличением эффективности и открывающимися возможностями по улучшению бизнес-процессов.
Миф 4: электронные документы легко перехватить или скопировать, в них нельзя фиксировать важную коммерческую информацию
Пересылка электронных документов через оператора ЭДО практически исключает такую возможность. Оператор использует защищённые каналы связи, а информация хранится и передаётся в зашифрованном виде.
В электронном архиве организации документы также могут храниться в зашифрованном виде. При этом обеспечить безопасность и конфиденциальность небольшого электронного хранилища гораздо проще и дешевле, чем объёмного бумажного архива.
Миф 5: ЭДО требует больших расходов, бумажное делопроизводство дешевле
Однозначно подтвердить или опровергнуть это утверждение нельзя. Расходы на ЭДО включают в себя:
- покупку или продление лицензий на специализированное ПО;
- расходы на оформление сертификатов ЭЦП;
- оплату услуг оператора ЭДО по выбранному тарифу.
Бумажный документооборот — это затраты на принтеры, бумагу, конверты и почтовые расходы.
Сопоставить эти расходы можно только для конкретной организации за определённый промежуток времени. В то же время электронный документооборот всегда сокращает трудозатраты, ускоряет обмен документами с контрагентами и поэтому закономерно повышает эффективность деятельности компании в целом.