Особенности разработки систем электронного документооборота

При разработке системы электронного документооборота (СЭД) учитываются различные требования, одно из которых — возможность системы работать с большим числом пользователей. Немаловажно также, чтобы она была способна адаптироваться к меняющимся условиям работы.

Поскольку на электронный документооборот переходит всё больше организаций, в том числе коммерческих, удобство работы с системой разных категорий пользователей также становится важным условием.

При схожей функциональности одни программы работают эффективнее других из-за более совершенной архитектуры. В настоящее время наиболее оптимальной для систем электронного документооборота является клиент-серверная архитектура.

Преимущества клиент-серверной архитектуры для систем электронного документооборота

Концептуально эта структура программного обеспечения предполагает разделение функций хранения данных и их обработки. В применении к системам электронного документооборота это значит, что хранение электронных документов (базы данных) происходит на выделенном сервере, а пользователи обращаются к ним с помощью клиентов — программ, установленных на компьютерах пользователей. При этом обмен данными между сервером и клиентом может происходить как по локальным сетям, так и через интернет.

Клиент-серверная архитектура системы электронного документооборота имеет комплекс преимуществ, среди которых:

обеспечение сохранности и целостности базы данных, хранящейся на выделенном сервере;
высокая устойчивость к сбоям: проблемы в работе клиентских программ не мешают работе других пользователей и не угрожают целостности информации, хранящейся в базе данных;
уменьшается нагрузка на каналы обмена данными, что позволяет работать с базой данных большому числу пользователей;
количество пользователей СЭД может быть легко увеличено: для этого достаточно установить клиентские программы на машины новых пользователей;
информацию, хранящуюся на отдельном сервере легко защитить от несанкционированного доступа с помощью ограничения прав пользователей.

Кроме этого, клиент-серверная архитектура добавляет системе электронного документооборота необходимую гибкость. Для разных специалистов используются разные клиентские программы, отличающиеся функционалом и интерфейсом, что делает работу пользователей с СЭД удобнее и эффективнее.

К недостаткам клиент-серверной архитектуры можно отнести высокие требования к надёжности и производительности серверных машин, что увеличивает их стоимость.

Разработка обновлений для систем документооборота

Документооборот любой организации отражает и сопровождает её деятельность. СЭД должна своевременно подстраиваться под изменения в деятельности предприятия. Частично эта задача решается с помощью регулярных обновлений программного обеспечения.

Как правило, плановые обновления выпускаются один раз в квартал. При их разработке учитываются:

идеи, полученные от сотрудников отдела продажи программного обеспечения;
замечания пользователей СЭД и накопленный ими опыт;
информация об ошибках, выявленных в предыдущей версии СЭД;
результаты маркетинговых исследований и пожелания клиентов;
актуальные тенденции в дизайне и юзабилити компьютерных приложений.

Каждая новая версия СЭД перед выпуском тщательно тестируется. Одновременно в техническую документацию вносятся изменения и дополнения, помогающие пользователям освоить новый функционал программы.

Специалисты компании-разработчика при необходимости помогают пользователям установить обновления.