Выбор системы электронного документооборота

Большой выбор систем электронного документооборота (СЭД), существующий сегодня на рынке, позволяет, с одной стороны, подобрать систему, максимально отвечающую потребностям и особенностям конкретной организации, а с другой стороны, слишком большое количество вариантов систем электронного документооборота затрудняет выбор. Эта статья поможет вам разобраться в видах СЭД.

Как показывает практика, большинство пользователей сравнивают программы, рассматривая альтернативы с нескольких сторон. Оцениваются:

начальный функционал и возможность его расширения в случае необходимости;
простота внедрения и освоения;
простота и удобство пользования;
техническая поддержка со стороны разработчика на случай возможных проблем;
стоимость внедрения и эксплуатации.

Функции СЭД

Все представленные на рынке современные системы электронного документооборота предлагают пользователю примерно одинаковый базовый набор функций:

создание, редактирование и хранение электронных документов, а также возможность печатать документы на бумаге и оцифровывать бумажные оригиналы;
маршрутизацию и контроль исполнения;
аналитические функции — сбор статистических данных и создание отчётов;
шифрование данных и контроль доступа;
дополнительные функции, например, создание и ведение электронных архивов и др.

Возможности СЭД подробно описываются разработчиком и в многочисленных обзорах систем документооборота.

Следует обратить внимание, как функционал СЭД расширяется в случае необходимости. Деятельность любой организации может измениться, что потребует модернизировать СЭД и добавить новые функции. Важно, чтобы такое обновление можно было осуществить, не прерывая текущую работу с документами.

Внедрение и удобство пользования

Развёртывание системы может осуществляться силами сотрудников организации, либо с привлечением компании-разработчика. Не у всех организаций есть специалисты требуемой квалификации, поэтому трудоёмкость развёртывания СЭД является одним из важных критериев её выбора.

Чтобы оценить простоту освоения СЭД и удобство использования, изучите скриншоты интерфейса программы. Чем больше он напоминает уже знакомые офисные приложения, тем проще будет сотрудникам вашей организации освоиться с новым ПО.

На этом этапе полезно также изучить несколько обзоров систем электронного документооборота.

Техническая поддержка

Даже безупречно работающее программное обеспечение иногда требует помощи со стороны разработчика. Вот некоторые типичные случаи:

разработка и установка обновлений СЭД, вызванных изменением нормативной базы, переходом на более совершенные компьютеры и новые версии операционных систем;
расширение функционала;
устранение конфликтов с другими программами.

Помощь разработчика может потребоваться для настройки СЭД после первоначального развёртывания, для обучения системных администраторов и инструктажа рядовых сотрудников по работе с системой.

Чтобы не возникло проблем с соответствием нормам законодательства, следует в первую очередь рассмотреть российские системы электронного документооборота.

Стоимость системы

На первый взгляд, это самый простой критерий в сравнении различных СЭД. Однако следует помнить, что развёртывание системы — это не только расходы на приобретение нужного количества лицензий. Может потребоваться покупка дополнительного серверного оборудования, хранилищ данных, клиентских рабочих станций и т.п. В зависимости от платформы системы электронного документооборота эти расходы могут сильно различаться. Оценить их величину помогут консультанты разработчика.