Как интегрировать электронный архив с ERP-системами
Электронный архив “Этлас” можно использовать совместно с ERP-системами. Он легко интегрируется в общий программный комплекс, что упрощает процедуру управления компанией. В результате удается обеспечить комплексное хранение данных, предотвратить двойной ввод информации в систему.
Зачем проводят интеграцию?
Цель интеграции электронных архивов с ERP-системами – создание единого информационного пространства, упрощающего внутреннее взаимодействие. Это значит, что обе системы не должны вступать в конфликт друг с другом, не содержать противоречивую информацию и дублирующиеся данные. Интеграция позволяет предотвратить ситуации, когда что-то не сходится. При этом некоторая информация все же может быть идентичной. Важно заранее определить, какие данные должны присутствовать в каждой из программ.
Интеграция электронных архивов с ERP-системами решает проблему двойного ввода данных, а также упрощает поиск информации. Если сведения уже присутствуют, система оповестит об этом. Дополнительно упрощается процесс поддержания информации в актуальном состоянии. Ее не придется указывать дважды, что сокращает время на работу со сведениями.
Интеграция может быть односторонней и двусторонней. Подходящий способ выбирают с учетом особенностей ситуации. Если необходимо максимально упростить процесс, применяется односторонняя интеграция. При этом хранение данных осуществляется в каждой из систем отдельно. Выполняется лишь передача информации для использования. Между системами осуществляется быстрый обмен сведениями. При этом одна из них становится источником, а вторая – приемником. Источником называют систему, в которую информация была внесена изначально.
Когда выполняется двойная интеграция, источник и приемник могут меняться ролями. Вариант считается более сложным. Специалисты, занимающиеся процедурой интеграции, обязаны заранее предпринять меры для предотвращения возникновения конфликта данных.
Плюсы использования электронного архива с ERP-системами
Совместное применение электронных архивов с ERP-системами в рамках единой системы связано с целым комплексом преимуществ. Они состоят в следующем:
- упрощается процесс управления всеми электронными системами компании;
- снижается риск возникновения путаницы, дублирования сведений;
- сокращается время работы с электронной документацией – теперь не придется посвящать основную часть рабочего дня внесению дублирующейся информации в разные системы;
- выполнять взаимодействие внутри компании становится проще, в том числе между разными отделами;
- появляется возможность работать с документацией разного типа;
- системы предназначены для широкого круга потенциальных пользователей, что ускоряет работу компании в целом;
- пользователи получают доступ к информации в привычном для них приложении, используя при этом все возможности электронного архива.
Компания «Этлас-Софт» предоставляет клиентам доступ к удобному электронному архиву, способному упростить работу компании в целом. Он может применяться в рамках программы импортозамещения, ускоряет функционирование компании в целом. Архив легко интегрировать с другими системами, что позволяет быстро внедрить его в деятельность организации, даже если у нее уже присутствует ранее сформированное единое цифровое пространство.