Электронный документооборот в таможенных органах
Работа таможенных органов является по сути работой с информацией. Именно к такому выводу можно прийти, рассматривая функции таможни. Назовём основные:
- таможенный контроль товарооборота через границы страны;
- обеспечение государственного регулирования внешней торговли;
- взимание пошлин и таможенных сборов и контроль за правильностью их начисления;
- сбор статистических данных, связанных с внешнеторговой деятельностью;
- консультирование по таможенным вопросам
и другие.
Как в любой организации, таможенный документооборот делится на внутренний и внешний. В свою очередь, внутренний документооборот можно разделить на три потока:
- управленческая информация в форме организационно-распорядительной и плановой документации;
- отчёты и справочно-аналитическая документация, необходимая управленческим структурам для принятия решений;
- поток документов, обеспечивающий горизонтальное взаимодействие и координирующий деятельность отдельных органов таможенной службы.
Внешний документооборот обслуживает взаимодействие таможенных органов с другими государственными органами, с юридическими лицами — участниками внешнеэкономической деятельности, с физическими лицами, пересекающими границу и т.д.
При этом поскольку таможня является государственным органом исполнительной власти, её деятельность жёстко регламентирована и на 100% отражается в документах.
Из-за перечисленных особенностей объём документооборота таможенных органов чрезвычайно велик. Поэтому автоматизация делопроизводства является для них одним из ключевых условий повышения эффективности работы. Эту задачу решает использование электронного документооборота.
Автоматизация:
- сокращает сроки подготовки, прохождения и исполнения документов;
- высвобождает время сотрудников, так как уменьшает число выполняемых ими рутинных операций;
- улучшает качество управления;
- исключает потерю документов;
- позволяет на любой стадии контролировать прохождение документа;
- автоматически создавать и поддерживать актуальность базы нормативных документов.
Вместе с этим использование систем электронного документооборота (СЭД) обеспечивает эффективную совместную работу с документами.
По разным оценкам, электронный документооборот повышает производительность труда сотрудников на 25–50%. Для таможенных органов это означает экономию временных и материальных ресурсов и может рассматриваться как косвенный доход в государственный бюджет.
Системы электронного документооборота позволяют также ускорить проведение таможенных операций. Прежде всего, упрощается процедура подачи необходимых таможенных документов. Так, введение несколько лет назад обязательного предварительного информирования о товарах, ввозимых автотранспортом, сократило время прохождения пограничного контроля в среднем на 30 минут, что, в свою очередь, уменьшило очереди на пунктах пропуска.
Таможенные операции в отношении товаров, подлежащих нетарифным ограничениям, осуществляются с использованием информационного обмена между таможенными и другими контролирующими органами (Россельхознадзор, Роспотребнадзор и др.) Их эффективное взаимодействие осуществляется с помощью системы межведомственного электронного документооборота, которая обеспечивает передачу документов по защищённым информационным каналам.
Коронавирусная пандемия, начавшаяся в 2020 году потребовала пересмотреть и другие процедуры. И здесь возможность удалённой работы с документами, обеспечиваемая СЭД тоже оказалась востребована.