Все новости

Электронный документооборот в охране труда

Электронный документооборот (ЭДО) используется в деятельности государственных, муниципальный и частных структур повсеместно. Однако документооборот в области охраны труда имеет свои особенности, вытекающие из требований современного законодательства.

Преимущества электронного документооборота в охране труда

Две самых трудозатратных задачи в кадровом делопроизводстве — ознакомление работников с результатами специальной оценки условий труда (СУОТ) и проверка своевременности инструктажа по технике безопасности. Сокращение затрат времени на эти мероприятия позволяет больше внимания уделять встречам с коллективом и профилактике травматизма.

Электронный документооборот позволяет упростить стандартные мероприятия по охране труда и сэкономить время всех задействованных в них сотрудников. Так, согласовать инструкцию по охране труда в электронной форме можно гораздо быстрее, чем в бумажном виде. Для этого проект инструкции пересылается в представительный орган по внутренней электронной почте, согласовывается, а затем также по электронным каналам пересылается работникам на ознакомление и подписывается ими с помощью личных ЭЦП.

В то же время по такой схеме нельзя провести вводный инструктаж для работников, не состоящих в штате, например, для сотрудников подрядной организации. Такой инструктаж проводится по старой процедуре с использованием бумажных документов и собственноручных подписей.

Случаи, когда документы по охране труда составляют в бумажной форме

Ещё один случай, когда в работе по охране труда документы необходимо оформлять на бумаге — учёт профессиональных заболеваний и расследование несчастных случаев. Это связано с тем, что в такого рода ситуациях в процесс вовлекаются не только штатные сотрудники предприятия, но также представители надзорных органов и общественных организаций, независимые эксперты, представители пострадавшего и другие заинтересованные лица. Вовлекать их во внутренний электронный документооборот предприятия невозможно. 

Кроме того, документы, касающиеся расследования несчастных случаев могут рассматриваться как доказательства и с этой целью могут быть изъяты для приобщения к уголовному делу, возбуждённому по факту несчастного случая.

Как правило, собственноручно в бумажной форме составляют:

  • протоколы осмотра места происшествия и опроса свидетелей;
  • акты;
  • поясняющие эскизы, планы и схемы.

Журнал регистрации несчастных случаев также ведётся в бумажном виде.

Перспективы электронного документооборота в области охраны труда

Действующее законодательство, регулирующее охрану труда окончательно пока не сложилось. Сегодня не существует правил, запрещающих электронный документооборот в этой области. 

Широкое использование ЭДО сдерживается тем обстоятельством, что пока очень небольшой процент работников используют ЭЦП, позволяющую идентифицировать их личность. Многие работодатели берут на себя расходы по оформлению квалифицированных ЭЦП для сотрудников, находящихся в штате компании, после чего могут использовать все преимущества ЭДО в кадровой работе и охране труда.

Изменения, внесённые Государственной думой в Трудовой кодекс, также способствуют расширению сферы использования электронного документооборота. В частности, работодателям разрешено использовать дистанционные видео и аудионаблюдение для контроля за безопасностью на производстве. Этими же средствами могут пользоваться и надзорные органы, такие как Ростехнадзор и Роструд.

Использование современных цифровых технологий открывает для работодателя новые возможности для оптимизации издержек и повышения эффективности своей деятельности.