Электронный архив для ИП
Электронный документооборот по сравнению с бумажным имеет очевидные преимущества. В их числе высокая скорость обработки документов, возможность хранить большие объёмы информации на компактных цифровых накопителях, удалённый доступ к документам через интернет. Для работы с электронными документами не требуется никакого специального оборудования, а программное обеспечение для систем электронного документооборота доступно для всех участников документооборота.
Основная деятельность индивидуального предпринимателя — аренда и лизинг легковых и грузовых автомобилей. Этот бизнес связан с оформлением большого количества документов — договоров аренды, финансовых гарантий, страховок, актов приёма и передачи автомобилей и т.п. Все эти документы удобно оформлять и хранить в электронном виде.
Системы электронного документооборота помогают автоматизировать многие аспекты делопроизводства, в частности: создание документов на основе шаблонов или в произвольной форме, регистрацию входящей корреспонденции, передачу документов в архив для хранения в течение установленных сроков и другие.
Программное обеспечение электронного архива «Этлас» по сравнению с аналогами имеет комплекс преимуществ, делающих его особенно удобным для использования индивидуальными предпринимателями. В их числе:
- низкие системные требования;
- простая установка, для которой достаточно минимальных навыков работы с компьютером;
- возможность начать работу «из коробки», то есть без предварительной настройки;
- простой, интуитивно понятный интерфейс, облегчающий освоение программы;
- техническая поддержка и бесплатные консультации со стороны разработчика по вопросам установки, настройки и эксплуатации системы.
Функциональные возможности базовой версии электронного архива «Этлас» можно расширить с помощью подключаемых модулей, приобретаемых дополнительно. А. В. Кучин вместе с электронным архивом приобрёл модуль «Интеграция со сторонними приложениями».
Юридическую значимость электронным документам придаёт их подписание квалифицированной электронной цифровой подписью. В случаях, когда контрагент предпринимателя не располагает ЭЦП, подготовленные документы распечатываются и подписываются ими собственноручно. Действующее законодательство допускает использование как бумажных, так и электронных документов.
Система «Этлас» может работать как с файлами, так и со сканами бумажных оригиналов. Поисковые инструменты электронного архива позволяют искать нужный документ во всей базе данных, создавая необходимую для эффективного ведения бизнеса единую информационную среду.