Совет депутатов муниципального округа Якиманка г. Москвы удовлетворён уровнем автоматизации электронного документооборота «Этлас»
Совет депутатов муниципального округа Якиманка (г. Москва) расширяет использование системы электронного документооборота «Этлас» и увеличивает количество лицензий.
Деятельность Совета депутатов связана с объёмным документооборотом. Встречи с жителями округа, подготовка, согласование и контроль решений, законотворчество — работа депутатов многообразна, и вся она отражается в документообороте.
В 2019 году Совет депутатов для совершенствования своей деятельности внедрил систему электронного документооборота. Она должна была решить комплекс задач:
- автоматизировать согласование входящих, исходящих и внутренних документов;
- упростить создание отчётов по различным информационным срезам;
- обеспечить работу с персональными данными;
- автоматизировать приём обращений граждан, получаемых по электронной почте;
- обеспечить удалённую работу с документами из любой точки страны.
Внедрение и настройку системы электронного документооборота «ЭТЛАС» в комплектации «Стандарт» провели специалисты компании-разработчика. В ходе этой работы они сформировали группы пользователей с распределением прав доступа, произвели настройку карточек для всех типов документов и реструктуризацию справочника контрагентов, настроили маршруты для бизнес-процессов, сформировали ключевые отчеты, настроили приём и автоматическую обработку обращений граждан с сайта Совета депутатов через корпоративную электронную почту.
За прошедшее после внедрения системы электронного документооборота время она продемонстрировала свою эффективность.
За счёт прозрачной автоматизации процесса обработки обращения граждан в Аппарате Совета повысилась исполнительская дисциплина. Сократилось время на подготовку ответов на обращения. Немаловажно, что система электронного документооборота помогает неукоснительно соблюдать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
Депутаты муниципального округа отмечают многочисленные позитивные изменения, произошедшие в работе после перехода на электронный документооборот. Документы не теряются, меньше времени уходит на ознакомление с запросами, появилась возможность дистанционной работы с документами, сократилось время согласования решений.
С учётом положительных результатов было принято решение расширить применение программы электронного документооборота «Этлас», для чего были приобретены дополнительные лицензии.