Оптимизация архива в ООО «Айртехно»
Специалисты компании «Этлас» завершили настройку и внедрение электронного архива в компании «Айртехно», занимающейся оптовыми поставками машин и оборудования. Теперь, благодаря оптимизации документооборота, специалисты компании больше внимания уделяют решению производственных задач.
Сложные, быстро меняющиеся экономические условия требуют от компаний столь же быстрых решений. Современные цифровые технологии помогают им совершенствовать свою деятельность и поддерживать необходимую конкурентоспособность. Сегодня электронный документооборот (ЭДО) из экзотической новинки превратился в один из обязательных инструментов эффективного ведения бизнеса, поэтому всё больше компаний внедряют его в свою операционную деятельность.
В ООО «Айртехно» поэтапное внедрение ЭДО начали с оптимизации архива — как показывает опыт, это самый логичный и рациональный путь реорганизации делопроизводства под электронный документооборот.
Для работы с электронным архивом специалисты «Айртехно» выбрали программное обеспечение «Этлас», так как его возможности позволяют начать работу с ним «из коробки» и постепенно адаптировать под задачи компании. В базовой версии ПО обеспечивает:
- хранение всех документов компании электронной базе данных, независимо от их типа;
- поиск нужных документов по их атрибутам и содержанию;
- возможность создания любых картотек и справочников;
- удалённый доступ к документам через интернет;
- защиту архива от несанкционированного доступа;
- поддержку работы с электронной цифровой подписью по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001;
- резервное копирование базы данных для обеспечения её сохранности.
Немаловажно, что программное обеспечение «Этлас» — полностью российская разработка. Это гарантирует регулярность его обновления и техническую поддержку пользователей.
Развёртывание и настройку электронного архива выполнили специалисты разработчика. Техническое задание включало в числе других требований создание специализированного скрипта, который обеспечивает тем или иным пользователям архива доступ к определенным документам через создание на них внутренних ссылок.
Кроме того, специалисты «Этлас-Софт» проинструктировали сотрудников «Айртехно» по работе с архивом. Инструктаж не потребовал много времени, поскольку для эффективной работы с ПО достаточно базовых навыков работы на компьютере. Интерфейс программы интуитивно понятен, что облегчает пользователям ознакомление с её возможностями.
Руководители «Айртехно» с удовлетворением отметили, что внедрение электронного архива не помешало текущей работе с клиентами компании.